Hai accesso alla casella postale di un ex dipendente? Potrebbe costarti £ 13.000

Man mano che la tua azienda cresce, le persone vanno e vengono. Tuttavia, una cosa che potrebbe non andare tanto quanto viene sono i dati. Spesso dimentichiamo le enormi quantità di dati personali che raccogliamo e conserviamo dai dipendenti. Dalle nostre conversazioni con le PMI qui nel Regno Unito, abbiamo visto che le aziende fanno del loro meglio per rimuovere i dati personali dei dipendenti passati, ma falliscono in una cosa: rimuovere le vecchie caselle di posta dei dipendenti. Lo capiamo, non è molto chiaro cosa si deve fare ed è utile avere quei dati nel caso in cui siano necessari in futuro. Ecco perché abbiamo creato questo post del blog in modo che tu sappia cosa si deve fare . La risposta è:

Devi eliminarlo

Proprio questo settembre abbiamo visto un'azienda con 13 dipendenti multare di 15.000 euro per non aver gestito correttamente le vecchie caselle di posta dei dipendenti.

Come gestire una vecchia casella di posta dei dipendenti

Prima del licenziamento o della partenza del dipendente

1. Avere una politica IT che specifichi cosa deve essere fatto quando un dipendente lascia l'azienda (ad esempio, di cosa parleremo).
2. Proprio come possono raccogliere o buttare via i loro effetti personali, possono scegliere di raccogliere o eliminare i loro dati. Quindi devi separare le email personali da quelle professionali in modo che la persona possa scegliere di raccogliere o eliminare le sue comunicazioni private prima della sua partenza. Se alcuni contenuti devono essere recuperati in modo che "l'attività possa proseguire", questo deve avvenire prima del licenziamento o della partenza del dipendente e deve avvenire in sua presenza . Ciò significa che non dovresti essere in grado di accedere e recuperare email e altri file dopo che la persona se n'è andata.
3. Informare in anticipo il dipendente che la casella di posta verrà bloccata.
4. Imposta una risposta automatica prima di bloccare la casella di posta in cui tu:
   • indicare che la persona non esercita più il suo ruolo nell'organizzazione; e
   • fornire invece i dati di contatto della persona interessata da contattare.
5. Bloccare la casella di posta prima o il giorno stesso in cui il dipendente lascia l'organizzazione.

Dopo il licenziamento o la partenza del dipendente

1. Mantenere la risposta automatica per un "periodo ragionevole", ad esempio 1 mese. Il lasso di tempo può essere esteso a condizione che:
   • la durata non è superiore a 3 mesi (idealmente);
   • viene data una giustificazione; e
   • la persona viene informata di questa estensione.
2. Trascorso il tempo (massimo) previsto per la risposta automatica, la casella di posta deve essere eliminata.

E questo è tutto . Come sempre, sii trasparente e corretto. Assicurati che ogni volta che accedi ai dati del dipendente lui sia sempre lì e dagli la possibilità di cancellarli o portarli con sé. Una volta che se ne sarà andato, anche i suoi dati dovrebbero esserlo. Se vuoi prevenire violazioni dei dati , evitare multe e rischi come questi, prenota una consulenza gratuita con noi qui:

Fonti

https://www.e-nautadutilh.com/56/4172/landing-pages/news-item.asp

https://gdprhub.eu/index.php