Cos'è una RFI?

Le RFI consentono alle organizzazioni di raccogliere informazioni da potenziali fornitori sui loro prodotti, servizi o capacità, aiutando a chiarire cosa offrono prima di procedere nel processo. Una richiesta di informazioni (RFI) è un documento formale emesso dalle organizzazioni che cercano di scoprire informazioni chiave da potenziali fornitori, come le loro capacità e offerte. 

A differenza di una RFP (Request For Proposal) o RFQ (Request For Quotation), una RFI non è focalizzata sulla selezione di un fornitore o sulla garanzia di un prezzo. Invece, serve solo a raccogliere dati generali su un fornitore per comprenderlo meglio e prendere decisioni informate sui passaggi successivi nel processo di approvvigionamento.

Perché utilizzare una RFI?

Avere le informazioni giuste a portata di mano è essenziale quando si prendono decisioni importanti per la propria attività. Ciò rende le RFI particolarmente utili quando:

• Effettuare ricerche più approfondite: se un acquirente non ha familiarità con il mercato o con le soluzioni disponibili, questo lo aiuta a capire cosa c'è là fuori.
• Decidere l'approccio migliore: quando sono disponibili più approcci per risolvere il problema di un acquirente, una RFI può aiutare a individuare l'opzione migliore.
• Perfezionamento dei parametri del progetto: prima di emettere una RFP o una RFQ, una RFI può aiutare l'acquirente a perfezionare i requisiti del progetto per ottenere le migliori risposte possibili.

Componenti chiave di una RFI

Per ottenere le informazioni corrette dai fornitori, una RFI ben strutturata in genere include:

• Introduzione : Panoramica dell'organizzazione emittente e dello scopo della RFI.
• Progetto o esigenza aziendale : una spiegazione chiara del problema che l'organizzazione sta cercando di risolvere o dell'esigenza a cui sta rispondendo. Potrebbe non entrare nei dettagli completi in questa fase, poiché potrebbe essere riservata alla fase RFP o RFQ nel ciclo di vita dell'approvvigionamento.
• Informazioni richieste : eventuali domande specifiche o punti dati che l'organizzazione richiede ai fornitori. Ciò potrebbe delineare dettagli specifici che l'organizzazione emittente desidera vedere per aiutare a guidare la profondità delle informazioni.
• Linee guida per la risposta : istruzioni per l'invio delle risposte, incluso formato, scadenza e documentazione richiesta.
• Fasi successive : informazioni su come verranno valutate le risposte e cosa accadrà dopo la fase di RFI.

Il processo RFI

Come tutte le parti del processo di approvvigionamento, la gestione di una RFI segue uno schema molto simile per creare ed emettere il documento prima di valutare adeguatamente le risposte.

Fase 1: definire gli obiettivi

L'organizzazione identifica i propri obiettivi per l'emissione dell'RFI, come l'esplorazione delle tecnologie disponibili o la comprensione delle capacità del fornitore. Ciò può anche determinare il livello di dettaglio richiesto dall'organizzazione per le risposte RFI al fine di ottenere le informazioni richieste.

Fase 2: redigere la RFI

Successivamente, domande chiare e concise vengono assemblate in un documento RFI progettato per raccogliere le informazioni necessarie dai fornitori. Il numero di domande può variare a seconda di ciò che l'organizzazione deve scoprire.

Fase 3: distribuire la RFI

La richiesta di informazioni viene condivisa con fornitori selezionati o resa pubblica, a seconda dell'approccio adottato dall'organizzazione.

Fase 4: Valutare le risposte

L'organizzazione esamina le informazioni fornite dai fornitori, solitamente condotte da un consiglio di persone che gestiscono il processo di approvvigionamento. Confronteranno le risposte e identificheranno approfondimenti chiave che possono aiutare a dare forma alle fasi successive.

Fase 5: determinare i passaggi successivi

Sulla base delle informazioni raccolte, l'organizzazione può emettere una RFP, una RFQ o procedere con un fornitore specifico se ritiene che una risposta soddisfi i criteri ricercati.

Quando utilizzare una RFI

L'invio di una RFI può essere più efficace nei seguenti scenari:

• Esplorare nuovi mercati : quando un'organizzazione entra in un nuovo settore o adotta una nuova tecnologia.
• Identificazione di potenziali fornitori : creazione di una rosa di fornitori in grado di soddisfare esigenze specifiche, restringendo il campo di gioco per una RFP.
• Requisiti di perfezionamento : chiarire cosa è fattibile e pratico prima di impegnarsi in un processo di approvvigionamento formale.

Se hai già ciò che ti serve per rispondere a ciascuno di questi punti sopra, potresti non aver bisogno di emettere una RFI nel tuo processo di approvvigionamento. Se un'organizzazione ha già una rosa di fornitori che conosce bene, potrebbe essere in grado di procedere direttamente a una RFP, se necessario.

Buone pratiche per la creazione di una RFI

• Chiarisci i tuoi obiettivi : indica chiaramente quali informazioni stai cercando e perché.
• Poni domande specifiche : evita domande vaghe o troppo generiche che potrebbero dare risposte inutili.
• Concedere tempi di risposta sufficienti : dare ai fornitori il tempo necessario per fornire risposte ponderate ed esaustive.
• Follow-up : contattare i fornitori per chiarimenti o informazioni aggiuntive, se necessario.

Punti chiave e conclusione

L'informazione è probabilmente lo strumento più prezioso nell'ambito degli acquisti, motivo per cui le RFI ben scritte sono così importanti nelle prime fasi degli acquisti. Emettendone una ben strutturata con le giuste domande, puoi preparare la tua organizzazione al successo con le informazioni necessarie per prendere le giuste decisioni in seguito.

• Le RFI vengono utilizzate per raccogliere informazioni preliminari dai fornitori.
• Le richieste di informazioni sono spesso un precursore dell'emissione di richieste di proposta (RFP) o di richieste di quotazione (RFQ).
• Non sono vincolanti e non danno luogo ad alcun contratto o accordo sui prezzi.
• Una RFI ben scritta dovrebbe includere obiettivi chiari, domande specifiche e linee guida per la risposta.

RFI - Domande frequenti

Qual è la differenza tra una RFI e una RFP?

Una RFI viene utilizzata per raccogliere informazioni generali dai fornitori, mentre una RFP richiede proposte e soluzioni dettagliate per un progetto o un'esigenza specifica.

Quanto deve essere dettagliata una RFI?

Una RFI dovrebbe essere il più dettagliata possibile per raccogliere le informazioni richieste senza sopraffare i venditori. Idealmente, deve concentrarsi su domande specifiche e mirate per ottenere risposte dettagliate che rispondano alle tue esigenze.

I fornitori devono rispondere alle richieste di informazioni?

Per i fornitori rispondere a una RFI è facoltativo, ma ciò offre loro l'opportunità di dimostrare le proprie capacità e di assicurarsi potenzialmente affari futuri.

Cosa succede dopo una RFI?

Dopo aver esaminato le risposte alle RFI, un'organizzazione può emettere una RFP o una RFQ oppure procedere con un fornitore specifico, a seconda delle informazioni ricevute.

Le RFI possono essere utilizzate per tutti i settori?

Sì, le RFI sono versatili e possono essere utilizzate in diversi settori, tra cui IT, sanità, produzione e altri ancora.