In cosa consiste il processo di approvvigionamento?

L'attenta selezione di beni e servizi è stata la pietra angolare del successo delle organizzazioni per secoli. Aiuta le operazioni quotidiane di un'azienda a funzionare nel modo più efficiente ed efficace possibile, gestendo al contempo i profitti.  

Ecco perché il processo di approvvigionamento è così importante, poiché consente a un'organizzazione di reperire il miglior prodotto o servizio da un fornitore che migliorerà la sua attività e la aiuterà a raggiungere i suoi obiettivi.

Siamo qui per aiutarti a comprendere perché ogni fase del processo di approvvigionamento è fondamentale, fornendoti una panoramica completa dell'approvvigionamento, delle sue fasi chiave, delle sfide e delle best practice.

Cosa sono gli appalti?

L'approvvigionamento si riferisce al processo in cui le organizzazioni identificano, valutano e acquisiscono beni, servizi o lavori da fornitori esterni. Il processo di approvvigionamento stesso forma un approccio strutturato a questo, assicurando trasparenza ed equità per i fornitori coinvolti. 

Attraverso l'approvvigionamento, un'organizzazione esaminerà l'efficacia dei costi, la qualità e la conformità a qualsiasi normativa prima di selezionare un fornitore per soddisfare qualsiasi risultato da loro specificato. L'approvvigionamento può essere suddiviso in due categorie principali:

• Approvvigionamento diretto : acquisizione di beni e servizi essenziali per le principali attività di un'organizzazione (ad esempio materie prime per la produzione).
• Approvvigionamento indiretto : acquisto di beni e servizi che supportano un'organizzazione ma non sono direttamente legati alla produzione (ad esempio forniture per ufficio, servizi IT).

Perché il processo di approvvigionamento è importante?

Grazie a un processo di approvvigionamento ben gestito, puoi ottenere il massimo valore dai nuovi affari, il che avvantaggia la tua organizzazione in diversi modi:

• Efficienza dei costi : prezzi competitivi e un buon rapporto qualità-prezzo.
• Garanzia di qualità : trova fornitori affidabili che forniscano beni o servizi di alta qualità.
• Attenuazione del rischio : mantenere il rispetto degli standard di conformità e di due diligence.
• Continuità operativa : fornire beni e servizi essenziali tempestivamente e nei tempi previsti.

Fasi chiave del processo di approvvigionamento

Fase 1: identificazione delle esigenze

Il processo inizia con l'organizzazione che identifica i beni o servizi di cui ha bisogno, inclusa la tempistica entro cui desidera raggiungere un verdetto. Ciò comporta:

• Valutazione delle esigenze operative.
• Definizione delle specifiche per i prodotti o servizi richiesti.
• Stima di budget e tempistiche.

Fase 2: Ricerca del fornitore

Esamineranno quindi i potenziali fornitori che possono soddisfare le loro esigenze, prendendo in considerazione una gamma di venditori all'interno del settore pertinente. Ciò potrebbe includere fornitori con cui hanno lavorato in precedenza, nonché venditori completamente nuovi, al fine di identificare quelli che potrebbero essere adatti. Questa fase potrebbe comportare:

• Revisione delle credenziali e dell'esperienza del fornitore.
• Valutare le loro performance passate e la loro reputazione.
• Selezione dei fornitori per un'ulteriore valutazione.

Fase 3: Sollecitazione

A questo punto l'organizzazione contatta i fornitori che ritengono soddisfino i criteri per emettere documenti di approvvigionamento. Ciò consente loro di raccogliere ulteriori informazioni e proposte da loro. A seconda delle necessità, ciò potrebbe includere:

• Richieste di informazioni (RFI) : per raccogliere dettagli preliminari.
• Richieste di proposte (RFP) : per valutare soluzioni dettagliate e prezzi.
• Richieste di preventivo (RFQ) : per confrontare i prezzi di beni o servizi specifici.

Fase 4: Valutazione e selezione

Una volta ricevute le risposte dall'organizzazione, l'organizzazione esaminerà ogni risposta del fornitore. Ciò si baserà su criteri quali costo, qualità, esperienza e conformità, a seconda del tipo di richiesta emessa.

Le fasi 3 e 4 possono essere ripetute a seconda che sia necessario emettere una richiesta di follow-up. Ad esempio, se un'organizzazione inizia con una richiesta di informazioni (RFI), può quindi, in qualità di fornitori, completare una richiesta di proposta (RFP). Potrebbe anche essere necessario condurre una due diligence, comprese valutazioni finanziarie e operative, tramite un questionario di due diligence (DDQ).

Fase 5: negoziazione e aggiudicazione del contratto

Dopo che è stato scelto un fornitore di successo, il processo continua a negoziare i termini del contratto. Ciò consente a entrambe le parti di avere completa chiarezza su risultati, responsabilità, tempistiche e termini di pagamento. 

Una volta concordati tutti i termini, il che potrebbe richiedere alcuni round, il contratto viene assegnato al fornitore selezionato per iniziare la consegna.

Fase 6: implementazione e consegna

È probabile che l'organizzazione monitori le prestazioni in corso del fornitore per tutta la durata del contratto. Ciò può essere particolarmente rilevante nel periodo iniziale di un contratto per garantire che tutti i beni e servizi vengano consegnati come concordato. Ciò può comportare:

• Comunicazione regolare con il fornitore.
• Risolvere tempestivamente eventuali problemi o ritardi.
• Effettuare controlli di qualità sugli articoli o servizi consegnati.

Fase 7: Revisione e feedback

Sebbene l'approvvigionamento stesso possa essere tecnicamente completato, il processo continuerà ancora per un po' di tempo. L'organizzazione condurrà probabilmente una valutazione del processo di approvvigionamento e delle prestazioni complessive del fornitore. 

Ciò consente loro di raccogliere informazioni che consentiranno loro di migliorare le future attività di approvvigionamento, ad esempio modificando i criteri o perfezionando le procedure interne.

Sfide comuni nel processo di approvvigionamento

• Mancanza di chiarezza : requisiti mal definiti possono portare alla selezione di fornitori inadatti.
• Rischi per i fornitori : questioni quali l'instabilità finanziaria o la non conformità possono rappresentare un rischio se non vengono considerate adeguatamente durante l'approvvigionamento.
• Vincoli di budget : bilanciare l'efficienza dei costi con i requisiti di qualità è uno dei fattori principali nella fase di valutazione e selezione.
• Inefficienze dei processi : i flussi di lavoro manuali o la mancanza di automazione possono rallentare gli acquisti, il che significa che le scadenze sono a rischio e le decisioni richiedono più tempo.

Le migliori pratiche per un approvvigionamento efficace

• Sviluppa politiche chiare : crea politiche di approvvigionamento dettagliate per guidare il tuo team e mantenere tutte le azioni il più efficienti possibile.
• Garantire la conformità : rivedere regolarmente le pratiche di approvvigionamento per garantire il rispetto di tutte le normative pertinenti (potrebbero esserci stati degli aggiornamenti).
• Concentrati sulle relazioni : costruisci solide partnership con i fornitori per promuovere fiducia e collaborazione, aiutandoti a ottenere le migliori risposte possibili.
• Sfrutta la tecnologia : utilizza un software di approvvigionamento per semplificare i flussi di lavoro e migliorare la precisione, consentendoti di concentrare i tuoi sforzi laddove avranno il massimo valore.

Punti chiave e conclusione

Un processo di approvvigionamento gestito correttamente contribuisce a garantire l'efficienza operativa anche quando si ampliano le operazioni per includere nuovi fornitori. 

Permette alle aziende di ottenere il massimo valore da queste nuove partnership e di assicurarsi di fare la scelta giusta su chi lavorare, il che può decretare il successo o il fallimento della crescita di un'organizzazione. Con un approccio strutturato in atto, le aziende possono ridurre al minimo i rischi associati alle nuove attività e assicurarsi beni e servizi di alta qualità per aiutarle a raggiungere i propri obiettivi.

Punti chiave:

• L'approvvigionamento comprende diverse fasi, dall'identificazione delle esigenze alla valutazione dei fornitori e alla gestione dei contratti.
• Un processo di approvvigionamento ben eseguito migliora l'efficienza dei costi, la qualità e la continuità operativa.
• Sfruttare la tecnologia e promuovere le relazioni con i fornitori può migliorare l'efficacia degli acquisti.

Comprendendo e ottimizzando adeguatamente il tuo processo di approvvigionamento, puoi apportare notevoli vantaggi alla tua organizzazione, aiutandola a rimanere competitiva e resiliente.

Procedura di acquisto - FAQ

Qual è la differenza tra approvvigionamento e acquisto?

L'approvvigionamento è un processo strategico che implica l'identificazione delle esigenze, la valutazione dei fornitori e la gestione dei contratti, mentre l'acquisto è il processo transazionale di ordinazione e pagamento di beni o servizi.

Quanto tempo richiede il processo di approvvigionamento?

Le tempistiche variano in base alla complessità dell'esigenza di approvvigionamento, ma in genere variano da settimane per acquisti semplici a mesi per progetti su larga scale .

Quali strumenti possono aiutare negli acquisti?

Ci sono diversi strumenti che puoi prendere in considerazione per assistere con gli acquisti, con il software di gestione degli acquisti che è uno dei più utili. Può semplificare attività come la valutazione dei fornitori, la gestione dei contratti e la rendicontazione, migliorando l'efficienza complessiva e facendoti risparmiare risorse preziose.

Come si garantisce la conformità negli appalti?

La conformità può essere garantita rispettando le normative, eseguendo la due diligence e mantenendo la trasparenza durante tutto il processo di approvvigionamento.

Quale ruolo svolgono le RFI, le RFP e le RFQ negli appalti?

Questi documenti aiutano le organizzazioni a raccogliere informazioni (RFI), valutare soluzioni (RFP) e confrontare i prezzi (RFQ) dei potenziali fornitori, consentendo un processo decisionale informato in ogni fase del processo di approvvigionamento.