Qu'est-ce que la cartographie des données ?

La cartographie des données identifie les données personnelles que vous détenez, où vous stockez ces données personnelles, comment vous les traitez et avec qui vous partagez ces données.

Vous devez effectuer une cartographie des données pour obtenir une compréhension détaillée de la manière dont les données personnelles circulent dans votre entreprise, depuis la collecte des données personnelles jusqu'à leur stockage sur des systèmes tiers tels que les outils CRM.

Pourquoi la cartographie des données est-elle importante pour le RGPD ?

En vertu du RGPD, les organisations doivent conserver des enregistrements clairs de leurs activités de traitement des données, et une cartographie des données est un élément essentiel de cette exigence. Que votre organisation collecte les informations sur les clients à des fins commerciales, stocke les données dans le cloud ou les transfère à des sous-traitants tiers , la cartographie garantit que chaque point de données est pris en compte.

La cartographie des données facilite la...

• Comprenez comment les données personnelles circulent à l’intérieur et à l’extérieur de votre organisation.
• Identifiez les zones dans lesquelles les données personnelles peuvent être exposées à des risques.
• Remplir les obligations réglementaires, comme informer les autorités en cas de violation de données.

Quel est un exemple de mappage de données ?

Supposons que vous possédez un logiciel de comptabilité en mode SaaS que vous vendez à des comptables. Lorsque vous souhaitez envoyer des e-mails marketing à vos prospects, vous devrez personnaliser vos e-mails marketing en fonction des besoins spécifiques de vos prospects. Vous devrez donc comprendre les historiques d'achat antérieurs de vos clients pour personnaliser vos offres.

Ces points de données se trouveront probablement dans des bases de données différentes et dans des formats différents. Par exemple, votre équipe commerciale peut avoir ces enregistrements dans un fichier CSV, tandis que votre équipe marketing dispose de ces données dans des fichiers Excel.

La combinaison de ces données vous aidera à cibler plus efficacement vos prospects en tirant des informations très précises à leur sujet, et vous comprendrez mieux où ces données personnelles sont stockées et quels outils tiers sont utilisés pour traiter ces données.

Avantages de la cartographie des données pour la conformité et la sécurité

Disposer d’une carte de données claire et précise offre plusieurs avantages :

• Audits de données rationalisés : lors de la préparation d'un audit réglementaire, une carte de données vous permet de démontrer rapidement où se trouvent les données et comment elles sont traitées.
• Sécurité renforcée : une compréhension approfondie du flux de données peut aider à identifier les vulnérabilités où les données personnelles peuvent être exposées, permettant ainsi d'appliquer des mesures de sécurité plus efficacement .
• Transparence et responsabilité : dans le contexte actuel, les régulateurs et les clients attendent de la transparence en matière de traitement des données. Les cartes de données constituent la base de cette transparence, contribuant ainsi à renforcer la confiance des clients.

Caractéristiques principales d'une bonne carte de données

• Couverture complète : votre carte de données doit prendre en compte tous les flux de données personnelles à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation.
• Mises à jour régulières : Étant donné que les activités de traitement des données peuvent changer, votre carte de données doit être mise à jour régulièrement.

Outils de visualisation : une bonne carte de données fournit une représentation visuelle de la manière dont les données se déplacent à travers les systèmes, ce qui facilite l’identification des risques.

Automatiser votre mappage de données

Les outils de cartographie automatisée des données deviennent essentiels car ils aident les entreprises à gérer efficacement leurs données sans risque d'erreurs manuelles. Ces outils analysent régulièrement vos systèmes et mettent automatiquement à jour les cartes de flux de données, garantissant ainsi que toutes les données personnelles sont suivies et comptabilisées. Pour les organisations disposant de vastes flux de données, l'automatisation permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d'améliorer la précision et la conformité.

L’utilisation d’outils logiciels de cartographie automatisée des données présente les principaux avantages suivants :

• Le mappage automatisé des données RGPD permet de gagner du temps et de nécessiter moins de ressources : En moyenne, les analystes de données consacrent environ 50 à 60 % de leur temps à la préparation des données, ce qui inclut le mappage des données. Lorsque vous utilisez un logiciel de mappage automatisé des données, vous économisez une quantité considérable de temps et de ressources. Par exemple, vous n'aurez pas besoin de faire de codage manuel et vous n'aurez pas besoin de faire perdre du temps à vos développeurs.

• Atténuation des risques : lorsque vous vous appuyez sur le codage manuel pour effectuer le mappage des données, vous courez le risque d'avoir des données inexactes et un mappage de données incohérent. Par exemple, votre équipe marketing peut ne pas connaître tous les systèmes informatiques où se trouvent vos données ou manquer certains détails. Cependant, un logiciel de mappage de données automatisé élimine ces risques et garantit que votre mappage de données est précis, sans erreur et à jour. En effet, le logiciel de mappage de données automatisé peut analyser tous vos systèmes informatiques et découvrir tous les outils et programmes tiers que vous ne connaissez peut-être même pas. Par conséquent, il est plus fiable que le mappage de données manuel.

• Optimisez vos efforts de conformité au RGPD : lorsque vous vous conformez à vos obligations en matière de RGPD, par exemple lorsque vous répondez aux demandes d'accès des personnes concernées ou lorsque vous créez les documents RGPD requis, vous devez avoir une vue détaillée de toutes les données que vous détenez et savoir où se trouve chaque ressource de données. Par exemple, si votre équipe commerciale utilise un nouvel outil logiciel pour stocker les données des prospects, vous devez connaître cet outil et la manière dont il traite et partage les données. Un logiciel de mappage de données automatisé garantit que rien n'est laissé de côté.

Assurez la conformité au RGPD avec Privasee

Voyons comment l'outil de mappage de données automatisé de Privasee vous aide à réaliser un mappage de données conforme au RGPD :

• Analyse de votre domaine (y compris site Web et application Web), identification de vos fournisseurs et cartographie des flux de données : le logiciel de cartographie des données de Privasee détermine tous vos fournisseurs et identifie les cookies actifs sur votre site Web. Le portail Privasee prend votre carte de données personnelles et crée des politiques/bannières de cookies à partir de ces informations .
• Restez à jour avec les réglementations mondiales : vous n'avez pas besoin de dépenser des milliers d'euros pour modifier votre politique de cookies, votre politique de confidentialité, votre accord de traitement des données et votre bannière de cookies. Privasee met automatiquement à jour vos actifs de confidentialité avec les informations de leur carte de données qu'ils tiennent toujours à jour .
• Prise en charge de plusieurs langues : si votre site Web est accessible aux utilisateurs de pays qui parlent d'autres langues, votre politique de cookies doit également être disponible dans ces langues. La politique de Privasee vous permet de l'avoir dans plusieurs langues.

Principaux points à retenir et conclusion

Dans cet article, nous vous avons aidé à comprendre les points suivants :

• La cartographie des données identifie les données personnelles que vous détenez, où elles sont stockées, comment elles sont traitées et avec qui elles sont partagées, fournissant ainsi une base cruciale pour la conformité au RGPD.
• Une carte de données claire rationalise les audits réglementaires, améliore la sécurité en identifiant les vulnérabilités et favorise la transparence, renforçant ainsi la confiance des clients.
• L'outil automatisé de Privasee met régulièrement à jour votre carte de données, réduit les erreurs manuelles et garantit la conformité aux réglementations mondiales en constante évolution.

Pour découvrir comment Privasee peut vous aider à mettre en œuvre un mappage de données conforme au RGPD, réservez une démonstration dès aujourd'hui. 

FAQ sur la cartographie des données

Comment une cartographie des données peut-elle améliorer la sécurité des données ?

Une cartographie des données permet d’identifier les vulnérabilités des flux de données, permettant ainsi aux entreprises de gérer plus efficacement les risques de sécurité.

Quels secteurs bénéficient le plus de la cartographie des données ?

Tout secteur manipulant des données personnelles, comme la santé, la finance et le commerce électronique, bénéficie grandement de la cartographie des données pour la conformité et la protection des données.

À quelle fréquence une carte de données doit-elle être mise à jour ?

Idéalement, une cartographie des données devrait être mise à jour régulièrement, au moins une fois par an. Surtout lorsque des changements surviennent dans les activités de traitement des données.

Les petites entreprises peuvent-elles utiliser des outils de cartographie des données ?

Oui , les outils de cartographie automatisée des données sont évolutifs, ce qui les rend adaptés aux entreprises de toutes tailles, y compris les petites entreprises.