Quel est le processus d’approvisionnement ?

La sélection minutieuse des biens et des services est la pierre angulaire de la réussite des organisations depuis des siècles. Elle permet aux opérations quotidiennes d'une entreprise de se dérouler de la manière la plus efficace possible tout en gérant les résultats.  

C'est pourquoi le processus de passation de marchés est si important, car il permet à une organisation de se procurer le meilleur produit ou service auprès d'un fournisseur qui améliorera son activité et l'aidera à atteindre ses objectifs.

Nous sommes là pour vous aider à comprendre pourquoi chaque étape du processus de passation de marchés est cruciale, en vous fournissant une vue d'ensemble de la passation de marchés, de ses étapes clés, de ses défis et de ses meilleures pratiques.

Qu'est-ce que la passation de marchés ?

La passation de marchés fait référence au processus par lequel les organisations identifient, évaluent et acquièrent des biens, des services ou des travaux auprès de fournisseurs externes. La procédure de passation de marchés constitue une approche structurée de ce processus, garantissant la transparence et l'équité pour les fournisseurs concernés. 

Par le biais de la passation de marchés, une organisation examine le rapport coût-efficacité, la qualité et la conformité à toute réglementation avant de sélectionner un fournisseur pour réaliser les livrables qu'elle a spécifiés. La passation de marchés peut être divisée en deux catégories principales :

• Achat direct: Acquisition de biens et de services essentiels aux principales activités d'une organisation (par exemple, les matières premières pour la fabrication).
• Achats indirects: L'achat de biens et de services qui soutiennent une organisation mais ne sont pas directement liés à la production (par exemple, les fournitures de bureau, les services informatiques).

Pourquoi la procédure de passation de marchés est-elle importante ?

Grâce à un processus de passation de marchés bien géré, vous pouvez tirer le maximum de valeur des nouvelles affaires qui profitent à votre organisation de plusieurs façons :

• Rentabilité: Garantir des prix compétitifs et un bon rapport qualité-prix.
• Assurance qualité: Trouver des vendeurs fiables qui fournissent des biens ou des services de haute qualité.
• Atténuation des risques: Maintenir le respect des normes de conformité et de diligence raisonnable.
• Continuité opérationnelle: Fournir les biens et services essentiels dans les délais prévus.

Principales étapes de la procédure de passation de marchés

Étape 1 : Identification des besoins

Le processus commence par l'identification par l'organisation des biens ou services dont elle a besoin, y compris le délai dans lequel elle souhaite parvenir à un verdict. Cela implique

• Évaluer les besoins opérationnels.
• Définir les spécifications des produits ou services requis.
• Estimer les budgets et les délais.

Étape 2 : Recherche de fournisseurs

Ils examineront ensuite les fournisseurs potentiels qui peuvent répondre à leurs besoins, en prenant en considération un éventail de fournisseurs dans le secteur concerné. Il peut s'agir de fournisseurs avec lesquels ils ont déjà travaillé ou de fournisseurs entièrement nouveaux, afin d'identifier ceux qui conviendraient le mieux. Cette étape peut impliquer

• Examiner les références et l'expérience du fournisseur.
• Évaluer leurs performances passées et leur réputation.
• Présélectionner des fournisseurs pour un examen plus approfondi.

Étape 3 : Sollicitation

Ensuite, l'organisation s'adresse aux fournisseurs qui, selon elle, répondent aux critères, pour leur demander de fournir des documents de passation de marchés. Cela lui permet de recueillir des informations complémentaires et des propositions de leur part. En fonction des besoins, il peut s'agir

• Demandes d'informations (RFI): Pour recueillir des informations préliminaires.
• Demandes de propositions (RFP): Pour évaluer les solutions détaillées et les prix.
• Demandes de devis (RFQ): Pour comparer les prix de biens ou de services spécifiques.

Étape 4 : Évaluation et sélection

Une fois les réponses reçues par l'organisation, celle-ci examinera chaque réponse de fournisseur. Cet examen se fonde sur des critères tels que le coût, la qualité, l'expérience et la conformité, en fonction du type de demande émise.

Les étapes 3 et 4 peuvent être répétées si une demande de suivi doit être émise. Par exemple, si une organisation commence par une demande d'information (RFI), elle peut ensuite demander aux fournisseurs de remplir une demande de proposition (RFP). Il peut également s'avérer nécessaire de procéder à une vérification préalable, notamment à des évaluations financières et opérationnelles, au moyen d'un questionnaire de vérification préalable (DDQ).

Cinquième étape : Négociation et attribution du contrat

Une fois le fournisseur choisi, le processus se poursuit par la négociation des termes du contrat. Cela permet aux deux parties d'être parfaitement au clair sur les produits à livrer, les responsabilités, les délais et les modalités de paiement. 

Une fois que toutes les conditions ont été convenues, ce qui peut nécessiter plusieurs cycles, le contrat est attribué au fournisseur sélectionné pour commencer la livraison.

Étape 6 : Mise en œuvre et livraison

L'organisation est susceptible de contrôler les performances du fournisseur pendant toute la durée du contrat. Cela peut s'avérer particulièrement utile au début du contrat pour s'assurer que tous les biens et services sont livrés comme convenu. Cela peut impliquer

• Communication régulière avec le fournisseur.
• Répondre rapidement à toute question ou à tout retard.
• Effectuer des contrôles de qualité sur les articles ou services livrés.

Étape 7 : Examen et retour d'information

Bien que la passation de marché proprement dite soit techniquement terminée, le processus se poursuivra encore pendant un certain temps. L'organisation procédera probablement à une évaluation du processus de passation de marché et des performances globales du fournisseur. 

Ils peuvent ainsi recueillir des informations qui leur permettront d'améliorer leurs futures activités de passation de marchés, par exemple en ajustant les critères ou en affinant les procédures internes.

Défis courants dans le processus de passation des marchés

• Manque de clarté: Des exigences mal définies peuvent conduire à une sélection inadéquate des fournisseurs.
• Risques liés aux fournisseurs: Des questions telles que l'instabilité financière ou la non-conformité peuvent présenter des risques si elles ne sont pas correctement prises en compte lors de la passation des marchés.
• Contraintes budgétaires: L'équilibre entre la rentabilité et les exigences de qualité est l'un des principaux facteurs de la phase d'évaluation et de sélection.
• L'inefficacité des processus: Les flux de travail manuels ou le manque d'automatisation peuvent ralentir la passation de marchés, ce qui signifie que les délais sont menacés et que les décisions prennent plus de temps.

Meilleures pratiques pour une passation de marchés efficace

• Élaborer des politiques claires: Créez des politiques détaillées en matière de passation de marchés pour guider votre équipe et faire en sorte que toutes les actions soient aussi efficaces que possible.
• Veillez à la conformité: Examinez régulièrement vos pratiques en matière de passation de marchés pour vous assurer que vous respectez les réglementations en vigueur - il se peut que des mises à jour aient été effectuées.
• Privilégier les relations: Établissez des partenariats solides avec les fournisseurs afin de favoriser la confiance et la collaboration, ce qui vous permettra d'obtenir les meilleures réponses possibles.
• Tirez parti de la technologie: Utilisez un logiciel de passation de marchés pour rationaliser les flux de travail et améliorer la précision, ce qui vous permet de concentrer vos efforts là où ils auront le plus de valeur.

Principaux points à retenir et conclusion

Un processus d'approvisionnement bien géré permet de garantir l'efficacité opérationnelle, même lorsque les activités s'étendent à de nouveaux fournisseurs. 

Elle permet aux entreprises de tirer le meilleur parti de ces nouveaux partenariats et de s'assurer qu'elles font le bon choix quant à la personne avec laquelle elles travailleront - ce qui peut faire ou défaire la croissance d'une organisation. Grâce à une approche structurée, les entreprises peuvent minimiser les risques associés aux nouveaux contrats et obtenir des biens et des services de haute qualité qui les aideront à atteindre leurs objectifs.

Principaux points à retenir :

• La passation de marchés comporte plusieurs étapes, de l'identification des besoins à l'évaluation des fournisseurs et à la gestion des contrats.
• Un processus de passation de marchés bien exécuté améliore la rentabilité, la qualité et la continuité opérationnelle.
• Tirer parti de la technologie et favoriser les relations avec les fournisseurs peuvent améliorer l'efficacité de la passation de marchés.

En comprenant et en optimisant correctement votre processus de passation de marchés, vous pouvez apporter des avantages significatifs à votre organisation, en l'aidant à rester compétitive et résiliente.

Procédure de passation de marchés - FAQ

Quelle est la différence entre les achats et la passation de marchés ?

La passation de marchés est un processus stratégique qui implique l'identification des besoins, l'évaluation des fournisseurs et la gestion des contrats, tandis que l'achat est le processus transactionnel qui consiste à commander et à payer des biens ou des services.

Quelle est la durée de la procédure de passation des marchés ?

Le délai varie en fonction de la complexité du besoin, mais il va généralement de quelques semaines pour les achats simples à plusieurs mois pour les projets de scale envergure.

Quels sont les outils qui peuvent aider à la passation des marchés ?

Il existe un certain nombre d'outils qui peuvent vous aider à gérer vos achats, le logiciel de gestion des achats étant l'un des plus utiles. Il peut rationaliser des tâches telles que l'évaluation des fournisseurs, la gestion des contrats et l'établissement de rapports, améliorant ainsi l'efficacité globale et vous permettant d'économiser des ressources précieuses.

Comment assurer la conformité des marchés publics ?

La conformité peut être assurée en respectant les réglementations, en faisant preuve de diligence raisonnable et en maintenant la transparence tout au long du processus de passation des marchés.

Quel est le rôle des demandes d'information, des demandes de proposition et des demandes de prix dans la passation de marchés ?

Ces documents aident les organisations à recueillir des informations (RFI), à évaluer des solutions (RFP) et à comparer les prix (RFQ) des fournisseurs potentiels, ce qui leur permet de prendre des décisions éclairées à chaque étape du processus de passation de marchés.