Qu'est-ce qu'une RFI ?

Les demandes d'information permettent aux organisations de recueillir des détails auprès de fournisseurs potentiels sur leurs produits, services ou capacités, afin de clarifier ce qu'ils offrent avant d'aller plus loin dans le processus. Une demande d'information (RFI) est un document formel émis par des organisations cherchant à obtenir des détails clés de la part de fournisseurs potentiels, tels que leurs capacités et leurs offres. 

Contrairement à une RFP (Request For Proposal) ou RFQ (Request For Quotation), une RFI n'est pas axée sur la sélection d'un fournisseur ou l'obtention d'un prix. Elle sert plutôt à recueillir des données générales sur un fournisseur afin de mieux le connaître et de prendre des décisions éclairées sur les prochaines étapes du processus de passation de marchés.

Pourquoi utiliser une demande d'information ?

Il est essentiel d'avoir les bonnes informations à portée de main lorsque l'on prend des décisions importantes pour son entreprise. Les demandes d'information sont donc particulièrement utiles dans les cas suivants

• Faire des recherches plus approfondies : Si un acheteur ne connaît pas bien le marché ou les solutions disponibles, cela l'aide à comprendre ce qui existe.
• Décider de la meilleure approche : Lorsqu'il existe plusieurs approches pour résoudre le problème d'un acheteur, une demande d'information peut aider à mettre en évidence la meilleure option.
• Affiner les paramètres du projet : Avant de lancer un appel d'offres ou une demande de propositions, une demande d'information peut aider un acheteur à affiner les exigences de son projet afin d'obtenir les meilleures réponses possibles.

Principaux éléments d'une demande d'information

Afin d'obtenir les bonnes informations de la part des fournisseurs, une demande de renseignements bien structurée comprendra généralement les éléments suivants :

• Introduction: Présentation de l'organisation émettrice et de l'objectif de la demande d'information.
• Projet ou besoin de l'entreprise: Une explication claire du problème que l'organisation tente de résoudre ou du besoin auquel elle répond. Il n'est pas nécessaire d'entrer dans les détails à ce stade, car cela peut être réservé à l'étape de l'appel d'offres ou de la demande de prix dans le cycle de passation des marchés.
• Informations demandées: Toutes les questions ou données spécifiques que l'organisation souhaite obtenir des fournisseurs. Il peut s'agir de détails spécifiques que l'organisation émettrice souhaite voir figurer afin d'orienter la profondeur de l'information.
• Lignes directrices pour les réponses: Instructions pour la soumission des réponses, y compris le format, la date limite et la documentation requise.
• Prochaines étapes: Informations sur la manière dont les réponses seront évaluées et sur ce qui se passera après l'étape de la demande d'information.

La procédure de demande d'information

Comme toutes les parties du processus de passation de marchés, la gestion d'une demande d'information suit un cadre très similaire pour créer et diffuser le document avant d'évaluer correctement les réponses.

Étape 1 : Définir les objectifs

L'organisation identifie les objectifs de la demande d'information, tels que l'exploration des technologies disponibles ou la compréhension des capacités des fournisseurs. Cet objectif peut également déterminer le degré de détail des réponses à la demande d'information afin d'obtenir les informations requises.

Étape 2 : Rédaction de la demande d'information

Ensuite, des questions claires et concises sont rassemblées dans un document de demande d'information conçu pour recueillir les informations nécessaires auprès des fournisseurs. Le nombre de questions peut varier en fonction de ce que l'organisation a besoin de découvrir.

Étape 3 : Diffusion de la demande d'information

L'appel d'offres est partagé avec les fournisseurs sélectionnés ou rendu public, selon l'approche de l'organisation.

Étape 4 : Évaluer les réponses

L'organisation examine les informations fournies par les fournisseurs, généralement par l'intermédiaire d'un comité composé de personnes qui gèrent le processus de passation de marchés. Ils comparent les réponses et identifient les éléments clés qui peuvent aider à définir les étapes suivantes.

Étape 5 : Déterminer les prochaines étapes

Sur la base des informations recueillies, l'organisation peut émettre un appel d'offres, une demande de prix ou aller de l'avant avec un fournisseur spécifique si elle estime qu'une réponse correspond aux critères qu'elle recherchait.

Quand utiliser une demande d'information ?

L'envoi d'une demande d'information peut s'avérer très efficace dans les cas suivants :

• Exploration de nouveaux marchés: Lorsqu'une organisation entre dans un nouveau secteur ou adopte une nouvelle technologie.
• Identifier les fournisseurs potentiels: Obtenir une liste restreinte de fournisseurs qui peuvent répondre à des besoins spécifiques, ce qui réduit le champ d'action pour un appel d'offres.
• Affiner les exigences: Clarifier ce qui est faisable et pratique avant de s'engager dans un processus formel de passation de marchés.

Si vous disposez déjà des éléments nécessaires pour répondre à chacun des points ci-dessus, vous n'aurez peut-être pas besoin d'émettre une demande de renseignements dans le cadre de votre processus de passation de marchés. Si une organisation dispose déjà d'une liste restreinte de fournisseurs qu'elle connaît bien, elle peut être en mesure de passer directement à un appel d'offres si nécessaire.

Bonnes pratiques pour la création d'une demande d'information

• Soyez clair sur vos objectifs: Indiquez clairement quelles informations vous recherchez et pourquoi.
• Posez des questions précises: Évitez les questions vagues ou trop générales qui peuvent donner lieu à des réponses inutiles.
• Prévoir un délai de réponse suffisant: Donnez aux vendeurs le temps nécessaire pour fournir des réponses réfléchies et complètes.
• Suivi: Contacter les fournisseurs pour obtenir des éclaircissements ou des informations supplémentaires, le cas échéant.

Principaux points à retenir et conclusion

L'information est peut-être l'outil le plus précieux dans le domaine de la passation de marchés, c'est pourquoi des demandes d'information bien rédigées sont si importantes lors des premières étapes de la passation de marchés. En émettant un appel d'offres bien structuré et comportant les bonnes questions, vous pouvez mettre votre organisation sur la voie du succès en lui fournissant les informations nécessaires pour prendre les bonnes décisions à un stade ultérieur.

• Les demandes d'information sont utilisées pour recueillir des informations préliminaires auprès des fournisseurs.
• Les demandes de renseignements sont souvent un préalable à l'émission d'appels d'offres ou de demandes de propositions.
• Elles ne sont pas contraignantes et n'aboutissent pas à un contrat ou à un accord de prix.
• Une demande d'information bien rédigée doit comporter des objectifs clairs, des questions spécifiques et des lignes directrices pour les réponses.

RFI - FAQ

Quelle est la différence entre une demande de renseignements et une demande de propositions ?

Une demande de renseignements est utilisée pour recueillir des informations générales auprès des fournisseurs, tandis qu'une demande de propositions demande des propositions et des solutions détaillées pour un projet ou un besoin spécifique.

Dans quelle mesure une demande d'information doit-elle être détaillée ?

Une demande d'information doit être aussi détaillée que nécessaire pour recueillir les informations requises sans submerger les fournisseurs. Idéalement, elle doit se concentrer sur des questions spécifiques et ciblées afin d'obtenir des réponses détaillées qui répondent à vos besoins.

Les fournisseurs doivent-ils répondre aux demandes de renseignements ?

La réponse à une demande de renseignements est facultative pour les fournisseurs, mais elle leur donne l'occasion de démontrer leurs capacités et de s'assurer éventuellement de futurs contrats.

Que se passe-t-il après une demande d'information ?

Après avoir examiné les réponses aux demandes de renseignements, une organisation peut émettre un appel d'offres ou une demande de renseignements, ou aller de l'avant avec un fournisseur spécifique en fonction des informations reçues.

Les RFI peuvent-ils être utilisés dans tous les secteurs ?

Oui, les RFI sont polyvalentes et peuvent être utilisées dans des secteurs tels que l'informatique, les soins de santé, l'industrie manufacturière, etc.