Qu'est-ce qu'un modèle de politique GDPR au Royaume-Uni ?

Un modèle de politique RGPD britannique est un document pré-structuré qui décrit les éléments nécessaires pour se conformer au RGPD. Il aide les organisations à élaborer des politiques claires et complètes qui répondent aux exigences légales. Certaines politiques, telles que les politiques de protection des données, les politiques de confidentialité, les politiques de cookies, etc., sont obligatoires pour les entreprises britanniques.

Les politiques imposent un devoir de diligence aux organisations ; par conséquent, elles doivent être élaborées avec soin, car une mauvaise gestion peut entraîner une responsabilité considérable. 

Dans certaines circonstances, les régulateurs peuvent utiliser les violations et le non-respect des politiques pour demander des comptes à une organisation. Plus précisément, dans l'UE, plusieurs autorités de protection des données, telles que l' APD suédoise et l' APD néerlandaise , ont infligé des amendes à des organisations en raison de politiques de confidentialité insuffisantes. Le Information Commissioner's Office (ICO) du Royaume-Uni a également adressé un blâme au Home Office et lui a demandé de mettre à jour ses politiques internes et ses informations de confidentialité. 

L’utilisation de modèles de politiques RGPD peut réduire les risques associés aux politiques non conformes. 

Avantages de l'utilisation des modèles de politiques GDPR

Un modèle de politique, rédigé en tenant compte des exigences légales, permet aux organisations de créer des politiques qui répondent aux exigences strictes des lois sans repartir de zéro. Parmi les autres avantages, on peut citer :

1. Gagnez du temps et des ressources en fournissant un cadre prêt à l’emploi qu’une organisation peut adapter en fonction de ses exigences et obligations.
2. Réduisez le risque de non-conformité et les sanctions réglementaires potentielles.
3. Facilite la compréhension et la communication des politiques puisque les experts créent souvent des modèles dans un langage concis et clair.
4. Intégrer les meilleures pratiques et normes de l’industrie.
5. Réduisez les coûts liés à la nécessité d’une consultation juridique approfondie pour rédiger une politique à partir de zéro.

Différents types de modèles de politiques RGPD

Politique de protection des données personnelles

Une politique de protection des données personnelles est un document interne qui décrit l'approche d'une organisation en matière de protection des données. Elle décrit la manière dont l'organisation gère, sécurise et traite les données personnelles. 

Il permet de garantir le respect de l’article 24 du RGPD et peut servir d’outil pour démontrer la conformité aux régulateurs.

Un modèle de politique de protection des données doit inclure au moins les éléments suivants :

• détails sur la portée et la catégorie des données personnelles traitées dans l'organisation
• les principes du traitement des données
• droits des personnes concernées
• mesures de sécurité des données
• gestion des incidents de violation de données
• gestion des fournisseurs tiers
• transferts internationaux de données
• registres des activités de traitement
• divulgation de données 
• Conservation des données
• responsabilités des employés
• entraînement.

Politique de confidentialité

Une politique de confidentialité, également connue sous le nom d'avis de confidentialité ou de déclaration de confidentialité, est un document externe qui explique comment une organisation traite les données personnelles.

Découlant de l’article 13 du RGPD, il doit être présenté aux personnes au moment où les données personnelles sont collectées auprès d’elles et comprendre les éléments suivants :

• Informations sur le responsable du traitement et comment le contacter ou contacter son représentant
• Coordonnées du délégué à la protection des données
• Finalités du traitement et base juridique du traitement
• Le cas échéant, l’intérêt légitime du responsable du traitement ou d’un tiers
• Les destinataires ou catégories de destinataires des données personnelles
• Informations sur le transfert international de données
• La durée de conservation des données ou les critères de détermination de la conservation des données
• Droits des individus

Le CEPD a fourni un modèle de déclaration de confidentialité, qui peut être trouvé ici .

Politique de cookies

Une politique en matière de cookies traite spécifiquement de l’utilisation des cookies et des technologies de suivi similaires sur un site Web ou une application. 

Les organisations doivent fournir des informations claires sur les types de cookies utilisés, leur objectif et la manière dont les utilisateurs peuvent gérer ou retirer leur consentement. 

Un modèle de politique de cookies doit inclure des sections sur les types de cookies utilisés, leur fonction et leur durée, les tiers ayant accès aux données collectées et des instructions pour les utilisateurs sur la façon de contrôler les paramètres des cookies.

L'ICO du Royaume-Uni a créé une liste de contrôle qui peut vous aider à auditer l'utilisation des cookies sur le site Web de votre organisation et à rédiger votre politique en matière de cookies.

Guide étape par étape pour utiliser les modèles de politique GDPR

Les modèles de politique RGPD fournissent une base pour la création de politiques. Ils doivent être considérés comme le début du parcours plutôt que comme la fin. Vous trouverez ci-dessous un guide étape par étape sur la façon d'utiliser les modèles de politique RGPD

Comment choisir le bon modèle

• Identifiez vos besoins commerciaux. Comprenez les objectifs de votre entreprise en matière d’utilisation des données personnelles. 
• Comprendre les types de données que votre organisation traite et les activités de traitement menées avec les données.
• Connaissez le rôle de votre organisation : que vous soyez responsable du traitement des données, sous-traitant ou les deux. 
• Recherchez des modèles provenant de sources réputées telles que l' ICO et d'autres autorités de protection des données. 
• Assurez-vous que les modèles correspondent aux exigences de votre secteur d'activité afin de répondre aux exigences spécifiques de ce dernier. Par exemple, les secteurs de la finance ou de la santé peuvent avoir d'autres exigences qui leur sont propres et qui peuvent ne pas être prises en compte dans les modèles génériques. 

Comment personnaliser votre modèle

Un modèle de politique RGPD n'est pas une solution universelle. Il serait préférable de l'adapter aux activités de traitement et à la culture spécifiques de votre organisation. Par exemple, si votre organisation opère dans plusieurs juridictions, le modèle doit être adapté pour répondre aux exigences uniques de chaque région. Voici quelques conseils de personnalisation spécifiques :

• Assurez-vous que la politique est rédigée dans un langage clair et facilement compréhensible pour tous les membres de votre organisation. Évitez le jargon juridique.
• Collaborer avec les parties prenantes concernées dans les départements clés pour garantir que la politique reflète la manière dont les données sont gérées dans la pratique.
• Assurez-vous que tous les éléments nécessaires sont inclus dans la politique. Vous pouvez revérifier les clauses à l'aide d'une liste de contrôle ou effectuer des références croisées avec le RGPD pour vous assurer que rien d'important n'a été oublié.
• La politique doit être considérée comme un document dynamique et évolutif. À mesure que la réglementation change ou que les exigences commerciales évoluent, les politiques doivent être régulièrement mises à jour pour garantir leur actualité. 

Modèles de politiques RGPD personnalisés pour des besoins spécifiques

Modèles de politiques RGPD pour les petites entreprises

La conformité au RGPD concerne toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. En tant que petite entreprise, vous avez beaucoup à gagner en vous conformant au RGPD. Vous pouvez facilement gagner la confiance de vos clients. Lorsque les clients savent que leurs données sont traitées en toute sécurité, ils ont tendance à faire confiance à l'entreprise et à lui rester fidèles. De plus, lorsque des mesures de sécurité adéquates sont en place, la conformité peut contribuer à prévenir la fraude et la cybercriminalité. 

Les modèles de politiques doivent être simples, directs et faciles à mettre en œuvre. Commencez par un modèle de base et supprimez toutes les clauses trop complexes et non pertinentes pour vos opérations.

Concentrez-vous sur vos activités principales et personnalisez le modèle pour refléter vos activités de traitement de données. Par exemple, si votre petite entreprise gère principalement les données clients pour les commandes et le marketing, mettez l'accent sur ces domaines dans votre politique.

Attribuez des responsabilités claires. Bien que les rôles puissent se chevaucher, une personne responsable des tâches liées à la protection des données doit être désignée et précisée dans vos politiques.

Modèles de politiques RGPD pour les organismes de bienfaisance

Le RGPD s'applique aux organismes de bienfaisance autant qu'aux entreprises. Étant donné que de nombreux organismes de bienfaisance dépendent largement d'activités basées sur les données personnelles (comme la collecte de fonds, le marketing et la coordination des bénévoles), le RGPD a un impact significatif sur leurs opérations. L'adaptation des modèles de politique du RGPD aux besoins d'un organisme de bienfaisance nécessite de se concentrer sur les aspects uniques du travail caritatif. Voici quelques conseils pour adapter les modèles de politique :

• Assurez-vous que la politique couvre des directives détaillées sur le traitement des catégories particulières de données personnelles, le cas échéant. 
• Assurez-vous que la politique couvre les besoins spécifiques des différentes parties prenantes, telles que les donateurs, les bénévoles, les bénéficiaires et les employés.
• Intégrer les considérations éthiques (par exemple, l’utilisation et le partage des données avec d’autres organisations) de l’organisation dans la politique.

Modèles de politiques RGPD pour le recrutement

Les agences de recrutement et les services des ressources humaines traitent de grandes quantités de données personnelles des candidats. Ils traitent différentes catégories de données personnelles, notamment les antécédents professionnels, le niveau d'études et éventuellement des catégories particulières de données personnelles telles que les informations sur la santé et les antécédents judiciaires.

Plusieurs politiques sont utiles pour garantir que les données personnelles sont traitées de manière légale, transparente et sécurisée. Elles comprennent : 

• Politique de recrutement : cette politique décrit les directives et procédures d'une organisation pour l'embauche de nouveaux employés. Elle doit inclure des directives claires sur l'obtention du consentement des candidats, les périodes de conservation des données et le traitement sécurisé des informations des candidats pour empêcher tout accès non autorisé ou violation, entre autres.
• Politique de confidentialité des candidats : cette politique détaille la manière dont une organisation collecte, traite et protège les données personnelles des candidats à un emploi. Elle doit expliquer quels types d'informations sont collectées, comment elles sont utilisées et quels sont les droits des candidats concernant leurs données.
• Politique de recommandation des employés : cette politique encourage les employés actuels à recommander des candidats qualifiés pour les postes vacants. Elle doit également couvrir le traitement et la divulgation des données personnelles des candidats recommandés. 
• Politique de divulgation des données : cette politique régit les conditions dans lesquelles les données personnelles peuvent être partagées au sein de l'organisation ou avec des parties externes. Elle doit inclure des dispositions relatives au partage des données dans le cadre du recrutement, par exemple avec des prestataires de vérification des antécédents ou des agences de recrutement.

Déclaration de protection des données/Avis de confidentialité des candidats à un emploi par la société de prêts aux étudiants du Royaume-Uni

Assurer la conformité au RGPD avec des modèles de politiques efficaces

Les modèles de politiques peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques de votre organisation et aux exigences légales tout en économisant du temps et des efforts. L'utilisation de modèles de politiques RGPD offre un moyen standardisé de créer des politiques de protection des données importantes qui répondent aux normes RGPD.

En conclusion, pour obtenir les meilleurs résultats, il est important de créer et de personnaliser des modèles de politiques en fonction des besoins spécifiques de votre organisation.

Bonnes pratiques pour la mise en œuvre et la maintenance des politiques du RGPD

• Désigner des personnes responsables (propriétaires des politiques) pour superviser la mise en œuvre et la maintenance de chaque politique GDPR.
• Collaborer avec les intervenants concernés dans les services clés pour garantir que les politiques reflètent leurs activités de traitement.
• Maintenez l’historique/le contrôle des versions de chaque politique afin de suivre les modifications et de garantir que toutes les parties prenantes sont informées des dernières mises à jour.
• Assurez-vous que toutes les politiques sont facilement accessibles aux employés, aux partenaires et aux parties prenantes concernées.
• Incluez les politiques RGPD dans les stratégies annuelles de formation et de communication de votre organisation pour renforcer la sensibilisation et la conformité.
• Réviser, évaluer et mettre à jour les politiques chaque année ou à la suite de changements organisationnels importants, comme lors du lancement d’un nouveau produit ou d’une expansion sur de nouveaux marchés.
• Former les employés sur leurs responsabilités en ce qui concerne les politiques.
• Intégrer les politiques dans les activités commerciales quotidiennes en utilisant des procédures pour les rendre opérationnelles.
• Des outils automatisés tels que les outils de suivi des politiques peuvent être utilisés pour surveiller et mettre à jour les politiques.

Ressources et modèles supplémentaires pour la conformité au RGPD

Bureau de protection des données , Principauté de Liechtenstein, - Modèles

La Commission irlandaise de protection des données - Guide du RGPD pour les PME.

CEPD - Politique relative aux cookies

GDPR.eu - Modèles

UK ICO - Générateur d'avis de confidentialité

Principaux points à retenir et conclusion

Dans cet article, nous vous avons aidé à comprendre les points suivants :

• Les modèles de politique GDPR sont des documents préstructurés qui aident les organisations à développer des politiques de protection des données conformes et complètes.
• Le non-respect des politiques du RGPD peut entraîner des sanctions réglementaires importantes, comme on l'a vu dans les cas impliquant l'ICO du Royaume-Uni et d'autres régulateurs de l'UE.
• Les modèles de politiques GDPR permettent d'économiser du temps et des ressources, de réduire le risque de non-conformité, d'intégrer les meilleures pratiques et de fournir un moyen rentable de créer des politiques juridiquement solides.
• L’adaptation des modèles aux besoins spécifiques de votre organisation est essentielle pour garantir la pertinence et la conformité aux lois applicables.

En exploitant les modèles de politiques RGPD, les organisations peuvent rationaliser leur processus de création de politiques tout en garantissant la conformité aux exigences légales. Pour rester en avance sur la conformité au RGPD, n'oubliez pas de mettre à jour régulièrement vos politiques pour refléter les changements réglementaires et l'évolution des pratiques commerciales.

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Modèles de politiques RGPD – FAQ

Quels sont les éléments clés d’une politique RGPD ?

Une politique RGPD devrait :

• définir le périmètre de l’entreprise et fixer des objectifs clairs.
• inclure l'exigence obligatoire des lois applicables en matière de protection des données telles que le RGPD britannique. 
• soyez concis, clair et facile à comprendre. 
• être exécutoire et identifier les personnes responsables. 
• être mis à jour régulièrement en fonction de l’évolution de la réglementation et des activités de traitement de l’organisation. 

Puis-je utiliser un modèle générique pour mon entreprise spécifique ?

Les modèles RGPD génériques peuvent certes constituer un point de départ utile, mais ils doivent être personnalisés pour refléter les besoins et les risques spécifiques de l'organisation. L'adoption d'un modèle générique sans l'adapter pourrait entraîner des lacunes en matière de conformité, car il pourrait ne pas tenir compte des activités de traitement de données uniques de votre organisation, des réglementations sectorielles spécifiques ou des nuances opérationnelles de votre organisation.

Quelle est la différence entre une politique de protection des données et une politique de confidentialité ?

La politique de protection des données est un document interne décrivant l'approche d'une organisation en matière de conformité au RGPD. En revanche, la politique de confidentialité est un document public informant les individus sur la collecte et l'utilisation de leurs données personnelles, leurs droits et d'autres informations sur la manière dont l'organisation traite leurs données personnelles.

Comment puis-je m’assurer que mon modèle de politique est conforme à la réglementation britannique ?

• Comparez le modèle de politique aux exigences du RGPD britannique et aux autres réglementations pertinentes. Pour des informations détaillées sur les exigences de protection des données au Royaume-Uni, reportez-vous aux directives et aux codes de pratique de l'ICO. 
• Vous pouvez également faire auditer vos politiques par des experts en protection des données tels que Privasee pour vous assurer qu'elles répondent à toutes les exigences nécessaires.
• Révisez et mettez à jour régulièrement la politique pour refléter tout changement dans la réglementation ainsi que dans vos pratiques commerciales.