La formation au RGPD est-elle une obligation légale ?

Depuis l’introduction du RGPD, les entreprises ne savent plus exactement quelles sont les mesures minimales à prendre pour se conformer au RGPD. Cette incertitude alimente la possibilité de faire les choses de manière incorrecte. C’est là que la formation s’avère être la solution idéale pour simplifier cette réglementation complexe et aider le personnel à faire les choses correctement.

La formation des employés au RGPD est-elle une exigence du RGPD ?

Le Règlement général sur la protection des données considère la formation comme une partie intégrante des mesures globales requises pour le respect de la loi. Il mentionne la formation trois fois sur les 99 articles du RGPD. Les plus importants sont l'article 39 qui L’article 47 du RGPD précise les tâches du délégué à la protection des données en référence aux règles d’entreprise contraignantes, qui autorisent les transferts de données entre un groupe d’entreprises et des États , et mentionne également les exigences de formation. En résumé, il stipule clairement qu’un DPO doit surveiller la formation en plus de surveiller le respect des BCR.

Il est intéressant de noter que la désignation d’un DPO n’est pas une exigence obligatoire et que le RGPD ne précise que la formation des membres individuels du personnel d’une entreprise en relation avec les tâches d’un DPO. Cela ne signifie pas, cependant, qu’une entreprise peut éviter de former son personnel si elle décide de ne pas nommer de DPO. Les entités sont tenues de respecter l’obligation légale de mener des formations et de mentionner le DPO. Le RGPD ne donne qu’une explication générale de la manière dont il s’attend à ce que les choses soient faites, mais laisse la liberté d’une interprétation flexible.

Au Royaume-Uni, l'ICO évoque la formation dans plusieurs endroits et rend la formation du personnel obligatoire. Pour être plus précis, l'ICO exige que toutes les organisations s'assurent et soient en mesure de démontrer qu'elles prennent les mesures nécessaires pour se conformer à la loi. L'un des moyens d'y parvenir est de mettre en place une formation du personnel. Elle souligne en outre que dans le cas où les employés traitent les demandes des personnes concernées et interagissent régulièrement avec les personnes, ils auraient besoin d'une formation spécifique pour identifier une demande.

Comment répondre aux exigences du RGPD lors de la formation des salariés ?

La formation au RGPD n'est pas facultative. Il n'existe pas de certification simple qui atteste que l'entreprise est conforme au RGPD. En effet, la conformité au RGPD est un ensemble d'actions et la mise en place d'une formation en fait partie. La véritable conformité au RGPD consiste à garantir la confidentialité dès la conception, ce qui peut être facilement réalisé en lançant un programme complet de formation et de sensibilisation qui comprendra :

Formation en ligne qui explique les concepts essentiels de la loi sur la protection des données et souligne la centralité de la protection des données dans la mission de l'organisation.

Formation ciblée basée sur les rôles pour ceux dont le rôle dans le traitement des données a des exigences uniques comme le marketing, le développement de logiciels, etc.

Formation spécialisée pour les employés de niveau exécutif qui peuvent être tenus responsables de la conformité comme DPO, CTO, CISO, etc.

Que doit contenir la formation RGPD ?

Pour assurer une compréhension globale des concepts de protection des données, les sujets suivants doivent être abordés :

• Définitions clés
• Protection des données
• Règles et principes
• Droits des individus
• Exigences de sécurité
• Partage, utilisation, transfert et suppression des données
• Une compréhension claire des concepts ci-dessus favorisera une meilleure interaction des employés avec les informations personnelles au quotidien.

À quelle fréquence la formation des employés au RGPD doit-elle être dispensée ?

La sensibilisation du personnel prend du temps. Il n'y a pas grand intérêt à lancer un programme le plus tôt possible, car vous vous retrouverez avec des exercices imparfaits qui n'atteindront pas les résultats optimaux. Il vaut mieux se concentrer sur une chose à la fois, la déployer lorsqu'elle est prête et peaufiner votre programme en fonction de son succès. Il doit être mené sur une base annuelle et les dates exactes doivent être notées.

L'évaluation de la formation au RGPD est la clé

Afin de garantir le succès d'un programme de formation, un test doit être effectué pour évaluer la compréhension des employés. L'évaluation standardisée doit comporter une exigence de score minimum de réussite. Cela aidera davantage ceux qui ont des difficultés à se qualifier et à comprendre les concepts. Une fois l'évaluation terminée, les participants doivent recevoir un certificat de qualification. Ce certificat est non seulement la preuve de la qualification personnelle, mais démontre également l'excellence de l'entreprise en matière de conformité.

Principaux points à retenir et conclusion

Dans cet article, nous avons abordé les points importants suivants concernant la formation au RGPD pour les employés :

• La conformité au RGPD exige que les organisations mettent en œuvre la formation du personnel pour répondre aux obligations légales et démontrer la conformité, comme le souligne l'ICO au Royaume-Uni.
• La formation est essentielle pour promouvoir la confidentialité dès la conception et garantir que les employés traitent correctement les données personnelles, en particulier ceux qui interagissent avec les personnes concernées.
• Une formation efficace au RGPD doit couvrir des sujets clés tels que les principes de protection des données, les droits individuels et les exigences de sécurité, adaptés à des rôles spécifiques.
• L’évaluation et la certification régulières des programmes de formation renforcent les efforts de conformité et fournissent la preuve de l’engagement envers les normes GDPR.

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Formation RGPD – FAQ

La formation RGPD est-elle obligatoire pour les salariés ?

Oui, la formation au RGPD est essentielle pour répondre aux obligations légales, garantir la conformité et démontrer l'engagement de l'organisation en matière de protection des données.

Quels sujets la formation RGPD devrait-elle aborder ?

La formation au RGPD doit inclure des définitions, des principes de protection des données, des droits individuels, des exigences de sécurité et des directives sur le partage, le transfert et la suppression des données.

À quelle fréquence les formations sur le RGPD doivent-elles être dispensées ?

La formation doit être dispensée chaque année et les progrès doivent être évalués afin de garantir que les employés restent conscients de leurs responsabilités en matière de protection des données.

Quel est le rôle de l’évaluation dans la formation RGPD ?

Les évaluations standardisées permettent de mesurer la compréhension des employés des concepts du RGPD. Les certificats de qualification servent de preuve de conformité et favorisent la responsabilisation de l'organisation.

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Clause de non-responsabilité

Cet article ne constitue en aucun cas un avis juridique et vise uniquement à décomposer certains des principaux points énoncés par des sources accessibles au public telles que l'ICO.