¿Qué es el mapeo de datos?

La cartografía de datos identifica los datos personales que posee, dónde los almacena, cómo los procesa y con quién los comparte.

Debe realizar un mapeo de datos para conocer en detalle cómo fluyen los datos personales por su empresa, desde la recogida de datos personales hasta su almacenamiento en sistemas de terceros, como herramientas CRM.

¿Por qué es importante el mapeo de datos para el GDPR?

En virtud del RGPD, las organizaciones deben mantener registros claros de sus actividades de tratamiento de datos, y un mapa de datos es un elemento central de este requisito. Tanto si su organización recopila datos de clientes para ventas como si almacena datos en la nube o los transfiere a terceros procesadores, el mapeo garantiza que cada punto de datos esté contabilizado.

El mapeo de datos facilita...

• Comprenda cómo se mueven los datos personales dentro y fuera de su organización.
• Identifique cualquier área en la que los datos personales puedan estar en peligro.
• Cumplir las obligaciones reglamentarias, como notificar a las autoridades las violaciones de datos.

¿Qué es un ejemplo de mapeo de datos?

Supongamos que tiene un software de contabilidad basado en SaaS que vende a contables. Cuando desee enviar correos electrónicos de marketing a sus clientes potenciales, tendrá que personalizar sus correos electrónicos de marketing según las necesidades específicas de sus clientes potenciales. Por lo tanto, necesitará conocer los historiales de compra anteriores de sus clientes para personalizar sus ofertas.

Sin embargo, es probable que estos datos se encuentren en bases de datos diferentes y en formatos distintos. Por ejemplo, el equipo de ventas puede tener estos registros en un archivo CSV, mientras que el equipo de marketing los tiene en archivos Excel.

La combinación de estos datos le ayudará a dirigirse a sus clientes potenciales con mayor eficacia, extrayendo información muy precisa sobre ellos, y comprenderá mejor dónde se almacenan estos datos personales y qué herramientas de terceros se utilizan para procesarlos.

Ventajas del mapeo de datos para la conformidad y la seguridad

Disponer de un mapa de datos claro y preciso ofrece varias ventajas:

• Agilización de las auditorías de datos: A la hora de prepararse para una auditoría reglamentaria, un mapa de datos garantiza que pueda demostrar rápidamente dónde se encuentran los datos y cómo se manejan.
• Mayor seguridad: Un conocimiento profundo del flujo de datos puede ayudar a identificar los puntos vulnerables en los que los datos personales pueden estar expuestos, lo que permite aplicar medidas de seguridad con mayor eficacia.‍
• Transparencia y responsabilidad: En el entorno actual, tanto los reguladores como los clientes esperan transparencia en torno al tratamiento de datos. Los mapas de datos sientan las bases para ello y contribuyen a generar confianza entre los clientes.

Características principales de un buen mapa de datos

• Cobertura completa: Su mapa de datos debe dar cuenta de todos los flujos de datos personales dentro y fuera de la organización.
• Actualizaciones periódicas: Dado que las actividades de tratamiento de datos pueden cambiar, su mapa de datos debe actualizarse periódicamente.

Herramientas de visualización: Un buen mapa de datos ofrece una representación visual de cómo se mueven los datos entre los sistemas, lo que facilita la identificación de riesgos.

Automatización de la asignación de datos

Las herramientas automatizadas de mapeo de datos se están convirtiendo en esenciales, ya que ayudan a las empresas a gestionar eficazmente sus datos sin riesgo de errores manuales. Estas herramientas analizan periódicamente sus sistemas y actualizan automáticamente los mapas de flujo de datos, garantizando que todos los datos personales se rastrean y contabilizan. Para las organizaciones con grandes flujos de datos, la automatización no sólo ahorra tiempo, sino que también aumenta la precisión y el cumplimiento.

El uso de herramientas informáticas automatizadas de mapeo de datos tiene las siguientes ventajas clave:

• El mapeo automatizado de datos del GDPR ahorra tiempo y requiere menos recursos: Por término medio, los analistas de datos dedican entre un 50 % y un 60 % de su tiempo a la preparación de datos, lo que incluye el mapeo de datos. Cuando se utiliza un software automatizado de mapeo de datos, se ahorra una cantidad significativa de tiempo y recursos. Por ejemplo, no tendrá que codificar manualmente y no tendrá que hacer perder el tiempo a sus desarrolladores.

• Mitigación de riesgos: Cuando se confía en la codificación manual para realizar el mapeo de datos, se corre el riesgo de tener datos inexactos y un mapeo de datos incoherente. Por ejemplo, es posible que su equipo de marketing no conozca todos los sistemas informáticos en los que se encuentran sus datos o que omita ciertos detalles. Sin embargo, un software de mapeo de datos automatizado elimina estos riesgos y garantiza que su mapeo de datos sea preciso, sin errores y actualizado. Esto se debe a que el software de mapeo de datos automatizado puede escanear todos sus sistemas de TI y descubrir todas las herramientas y programas de terceros que usted ni siquiera conoce. Por lo tanto, es más fiable que la cartografía de datos manual.

• Agilice los esfuerzos de cumplimiento del GDPR: Cuando cumple con sus obligaciones del GDPR, como cuando satisface las solicitudes de acceso de los sujetos de datos o cuando crea los documentos requeridos del GDPR, necesita tener una visión detallada de todos los datos que posee y necesita saber dónde se encuentra cada activo de datos. Por ejemplo, si su equipo de ventas está utilizando una nueva herramienta de software para almacenar datos de clientes potenciales, necesita conocer esta herramienta y cómo procesa y comparte los datos. El software automatizado de mapeo de datos garantiza que no quede piedra sin remover.

Garantizar el cumplimiento del GDPR con Privasee

Veamos cómo la herramienta automatizada de mapeo de datos de Privasee le ayuda a llevar a cabo el mapeo de datos conforme al GDPR:

• Escaneo de su dominio (incluyendo sitio web y aplicación web), identificación de sus proveedores y mapeo de flujos de datos: El software de mapeo de datos de Privasee determina todos sus proveedores e identifica las cookies activas en su sitio web. El portal de Privasee toma su mapa de datos personales y crea políticas/banderas de cookies a partir de esta información. ‍
• Mantenerse al día con la normativa mundial: No necesita gastar miles de euros para realizar cambios en su política de cookies, política de privacidad, acuerdo de procesamiento de datos y banner de cookies. Privasee actualiza automáticamente sus activos de privacidad con la información de su mapa de datos que mantienen siempre al día.‍
• Compatibilidad con varios idiomas: Si su sitio web es accesible a usuarios de países que hablan otros idiomas, debe tener su política de cookies también en esos idiomas. La política de Privasee te ayuda a tenerla en varios idiomas.

Principales conclusiones

En este artículo le hemos ayudado a comprender lo siguiente:

• El mapeo de datos identifica los datos personales que posee, dónde se almacenan, cómo se procesan y con quién se comparten, proporcionando una base crucial para el cumplimiento del GDPR.
• Un mapa de datos claro agiliza las auditorías reglamentarias, mejora la seguridad al identificar vulnerabilidades y fomenta la transparencia, lo que genera confianza en el cliente.
• La herramienta automatizada de Privasee actualiza periódicamente su mapa de datos, reduce los errores manuales y garantiza el cumplimiento de la normativa mundial en constante evolución.

Para saber cómo Privasee puede ayudarle a implementar el mapeo de datos conforme al GDPR, reserve una demostración hoy mismo. 

Preguntas frecuentes sobre el mapeo de datos

¿Cómo puede un mapa de datos mejorar la seguridad de la información?

Un mapa de datos ayuda a identificar las vulnerabilidades en los flujos de datos, lo que permite a las empresas abordar los riesgos de seguridad con mayor eficacia.

¿Qué sectores se benefician más del mapeo de datos?

Cualquier sector que maneje datos personales, como la sanidad, las finanzas y el comercio electrónico, se beneficia enormemente del mapeo de datos para el cumplimiento de la normativa y la protección de datos.

¿Con qué frecuencia debe actualizarse un mapa de datos?

Lo ideal es que un mapa de datos se actualice periódicamente, al menos una vez al año. Sobre todo cuando se produzcan cambios en las actividades de tratamiento de datos.

¿Pueden las pequeñas empresas utilizar herramientas de mapeo de datos?

‍Sí, las herramientas automatizadas de mapeo de datos son escalables, lo que las hace adecuadas para empresas de todos los tamaños, incluidas las pequeñas.