¿Qué es un DDQ?

Aplicar la diligencia debida a los posibles socios comerciales puede ayudar a mitigar los riesgos y a evaluar el cumplimiento, por lo que los cuestionarios de diligencia debida (DDQ) son una herramienta muy útil.

Constituyen una parte fundamental del proceso de contratación, ya que le ayudan a evaluar el riesgo y a tomar decisiones acertadas a la hora de elegir al socio o proveedor adecuado para su empresa. También se extiende a la supervisión de las relaciones comerciales en curso, comprobando periódicamente que se siguen cumpliendo las normas. 

Con esta guía, le ayudaremos a comprender mejor qué es una DDQ, el valor de una DDQ y su función en el contexto más amplio de la gestión del riesgo de proveedores y la contratación.

¿Qué es un DDQ?

Un cuestionario de diligencia debida (DDQ) es un documento utilizado por las organizaciones para recabar información crítica de terceros proveedores o socios, normalmente centrada en áreas de cumplimiento y riesgo. 

Esto podría incluir si una empresa cumple determinadas políticas o formas de trabajar, la seguridad operativa, la estabilidad financiera y las prácticas éticas que son importantes para la organización que emite el DDQ.

También encaja en el proceso de contratación más amplio, actuando como elemento complementario de las solicitudes de propuestas (RFP) y las solicitudes de información (RFI). Para ello, se asegura de que un proveedor cumple determinadas normas operativas que ayudan a identificar posibles riesgos antes de entablar relaciones comerciales.

¿Por qué son importantes los DDQ?

Pedir a una empresa que rellene un cuestionario de diligencia debida ayuda a proteger a las organizaciones y su reputación al garantizar que los socios son legítimos y dignos de confianza. Si pide a los proveedores que rellenen un DDQ, conseguirá:

• Mitigue los riesgos: Identifique señales de alarma en áreas como el cumplimiento, la seguridad o la salud financiera que podrían significar que no se cumplen sus normas.
• Garantizar el cumplimiento: Evalúe el cumplimiento de los requisitos legales y normativos por parte de un proveedor para ayudar a prevenir futuros problemas en áreas específicas.
• Genere confianza: Fomente la transparencia y la responsabilidad en sus relaciones comerciales para que todos actúen con responsabilidad.
• Proteger la reputación: Evite las asociaciones que puedan dar lugar a multas reglamentarias o daños a la reputación debido a cosas como violaciones de datos o infracciones de las políticas.

Componentes clave de un DDQ

Como los cuestionarios de diligencia debida suelen tratar de asegurarse de que una empresa cumple todas las normas, políticas y protocolos pertinentes, querrá asegurarse de que cubre todas las áreas que necesita. Un DDQ exhaustivo suele incluir:

• Información de primer nivel: Datos básicos sobre el proveedor, incluidos el nombre de la empresa, la dirección y la estructura de propiedad.
• Cumplimiento normativo: Preguntas sobre la adhesión a normativas como la privacidad de los datos (GDPR), las normas ISO o los requisitos de cumplimiento específicos del sector.
• Estabilidad financiera: Solicitud de estados financieros, calificaciones crediticias o pruebas de seguros para garantizar la solidez financiera de la empresa.
• Procesos operativos: Consultas sobre flujos de trabajo, control de calidad y gestión de la cadena de suministro para fomentar la confianza en la entrega de una empresa.
• Seguridad de los datos: Preguntas sobre encriptación, control de acceso y protocolos de respuesta ante violaciones para comprobar que son adecuados.
• Prácticas éticas: Evaluaciones de las políticas antisoborno, las iniciativas de diversidad y las normas laborales.

En conjunto, ayudarán a garantizar a una organización que un proveedor cumple los criterios pertinentes para trabajar juntos con riesgos mínimos. Si un proveedor potencial no aporta pruebas suficientes en una de estas áreas, podría impedir que fuera seleccionado para suministrar bienes o servicios.

Tipos de DDQ

DDQ financieros

Concéntrese en evaluar la salud financiera de un proveedor o socio para asegurarse de que puede cumplir sus obligaciones contractuales y de que las pequeñas interrupciones financieras no tendrán repercusiones importantes.

DDQ operativos

Examine los procesos operativos, los flujos de trabajo y la cadena de suministro del proveedor para asegurarse de que se ajustan a las normas de la organización, además de mantener una alta calidad de los productos o servicios.

DDQ de conformidad

Evaluar el cumplimiento por parte del proveedor de los requisitos legales, reglamentarios y específicos del sector, comprobando que se cumplen todas las normas esenciales y que pueden demostrarse.

DDQ sobre TI y seguridad de datos

Evalúe las medidas de seguridad, las prácticas de protección de datos y la capacidad de recuperación en caso de catástrofe del proveedor.

El proceso DDQ

Dada la importancia de obtener la información necesaria en un cuestionario de diligencia debida, independientemente del tipo o la profundidad requerida, debe asegurarse de seguir el proceso correcto. De este modo, se asegurará de reunir la información adecuada para cumplir todos los criterios esenciales y mantener la tranquilidad a la hora de elegir un nuevo proveedor con el que trabajar.

Paso 1: Definir objetivos

Establezca claramente lo que pretende conseguir con el DDQ, incluidas las normativas específicas o las áreas de cumplimiento que desea establecer..

Paso 2: Redactar el DDQ

Cree un documento adaptado a las necesidades de su organización, que incluya preguntas específicas de su sector o proyecto. Puedes distribuirlo entre tu equipo de contratación para comprobar que todo el mundo está de acuerdo con lo que se incluye y que responde plenamente a dichas necesidades.

Paso 3: Distribuir el DDQ

Comparta el cuestionario con los proveedores o socios, proporcionándoles instrucciones y plazos claros. Esto ayuda a orientar las respuestas y mantiene el proceso de contratación en marcha.

Paso 4: Evaluar las respuestas

Revise y evalúe las respuestas para identificar posibles riesgos o áreas de preocupación. Es posible que las respuestas insatisfactorias descalifiquen a determinados proveedores para continuar en el proceso de contratación.

Paso 5: Seguimiento

Solicite las aclaraciones o la información adicional necesarias para subsanar las lagunas o incoherencias en las respuestas. Si está satisfecho con las respuestas recibidas, puede ayudarle a elegir a los proveedores con los que debe seguir adelante dentro de su proceso de contratación.

Cuándo utilizar un DDQ

Si opera en un sector estrechamente regulado y supervisado, puede que necesite utilizar DDQ con frecuencia para asegurarse de que los socios potenciales cumplen todas las normas exigidas. Los DDQ son especialmente útiles cuando se realizan las siguientes actividades empresariales:

• Selección de proveedores: Durante el proceso de contratación para evaluar a los proveedores que pujan por su negocio.
• Incorporación de proveedores: Antes de formalizar cualquier contrato o acuerdo con los proveedores.
• Supervisión continua: Evaluar periódicamente a sus proveedores actuales para comprobar que siguen cumpliendo las normas del sector.

Mejores prácticas para crear y gestionar DDQ

• Haga su cuestionario a medida: Adapte las preguntas a las necesidades específicas de su organización o proyecto. Las plantillas de DDQ pueden ser puntos de partida útiles, pero tendrán que adaptarse a sus necesidades.
• Sea conciso: Evite abrumar a los vendedores con preguntas excesivas o irrelevantes. Los cuestionarios largos requieren más tiempo y pueden dar lugar a respuestas insatisfactorias.
• Haga un seguimiento puntual: Aborde las lagunas o las respuestas poco claras para asegurarse de que dispone de toda la información necesaria, asegurándose de hacerlo con tiempo suficiente para recibir esa aclaración dentro del plazo establecido.
• Revise periódicamente: Actualice su DDQ periódicamente para reflejar los cambios en la normativa o las prioridades de la organización.

Principales conclusiones

Incorporar las DDQ a su estrategia de gestión de riesgos y a su proceso de contratación es una forma proactiva de salvaguardar su organización y establecer asociaciones fructíferas. 

Si crea una plantilla de DDQ exhaustiva para su organización y gestiona el proceso de DDQ con eficacia, podrá tomar decisiones con conocimiento de causa y evitar caer en trampas que podrían perjudicar a su empresa más adelante.

Principales conclusiones:

• Las DDQ son una parte esencial de la evaluación de posibles proveedores y socios.
• Abarcan ámbitos como el cumplimiento de la normativa, la estabilidad financiera y la seguridad de los datos.
• Adaptar el cuestionario y actualizarlo periódicamente garantiza que siga siendo pertinente para las necesidades de su empresa y su sector.

Asumir riesgos innecesarios en el mundo empresarial puede acarrear problemas a largo plazo y repercusiones potencialmente graves. Utilizar adecuadamente los cuestionarios de diligencia debida puede ayudar a su organización a tomar las decisiones correctas y garantizar un futuro más seguro.

DDQ Preguntas frecuentes

¿Para qué sirve un DDQ?

La emisión de una DDQ puede ayudar a las organizaciones a evaluar a posibles proveedores o socios mediante la recopilación de información detallada sobre su cumplimiento, estabilidad financiera y prácticas operativas.

¿En qué se diferencia un DDQ de una RFP o RFI?

Una DDQ se centra en la evaluación de riesgos y el cumplimiento, mientras que una RFP solicita propuestas detalladas de productos o servicios, y una RFI recopila información preliminar sobre posibles proveedores.

¿Quién debe rellenar un DDQ?

El proveedor o socio evaluado debe completar el DDQ, normalmente con la aportación de sus equipos de cumplimiento, legal u operaciones.

¿Con qué frecuencia deben utilizarse los DDQ?

Normalmente, las DDQ se utilizan al inicio de una relación profesional, como durante la selección de proveedores o el proceso de incorporación. También son herramientas útiles para supervisar una relación comercial en curso para la gestión de riesgos y asegurarse de que se siguen todas las políticas clave.

¿Se pueden automatizar los DDQ?

Sí, existe una amplia gama de herramientas y soluciones de software para DDQ que automatizan los aspectos de distribución, cumplimentación y análisis del proceso. Estas herramientas de DDQ pueden hacer que el proceso sea más eficiente al tiempo que racionalizan los recursos necesarios, garantizando que obtenga la información que necesita sin necesidad de una gestión manual.

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