¿Qué es el proceso de contratación pública?

La cuidadosa selección de bienes y servicios ha sido la piedra angular del éxito de las organizaciones durante siglos. Ayuda a que las operaciones cotidianas de una empresa se desarrollen con la mayor eficiencia y eficacia posibles, al tiempo que se gestiona el balance final.  

Por eso es tan importante el proceso de adquisición, ya que permite a una organización obtener el mejor producto o servicio de un proveedor que mejorará su negocio y le ayudará a alcanzar sus objetivos.

Estamos aquí para ayudarle a entender por qué cada paso del proceso de contratación es crucial, ofreciéndole una visión completa de la contratación, sus etapas clave, retos y mejores prácticas.

¿Qué es la contratación pública?

La contratación pública es el proceso por el que las organizaciones identifican, evalúan y adquieren bienes, servicios u obras de proveedores externos. El propio proceso de contratación constituye un enfoque estructurado que garantiza la transparencia y la equidad para los proveedores implicados. 

A través de la contratación pública, una organización busca la rentabilidad, la calidad y el cumplimiento de la normativa antes de seleccionar a un proveedor para que le proporcione los productos que ha especificado. El aprovisionamiento puede dividirse en dos categorías principales:

• Compras directas: Adquisición de bienes y servicios esenciales para las operaciones principales de una organización (por ejemplo, materias primas para la fabricación).
• Compras indirectas: Adquisición de bienes y servicios que apoyan a una organización pero no están directamente vinculados a la producción (por ejemplo, material de oficina o servicios informáticos).

¿Por qué es importante el proceso de contratación?

Con un proceso de contratación bien gestionado, puede obtener el máximo valor de los nuevos negocios que beneficien a su organización de varias maneras:

• Rentabilidad: Garantizar precios competitivos y una buena relación calidad-precio.
• Garantía de calidad: Busque proveedores fiables que suministren bienes o servicios de alta calidad.
• Mitigación de riesgos: Mantener la adhesión a las normas de cumplimiento y diligencia debida.
• Continuidad operativa: Entregar los bienes y servicios esenciales puntualmente según lo previsto.

Fases clave del proceso de contratación

Fase 1: Determinación de las necesidades

El proceso comienza con la identificación por parte de la organización de los bienes o servicios que necesita, incluido el plazo en el que desea alcanzar un veredicto. Esto implica:

• Evaluar las demandas operativas.
• Definir las especificaciones de los productos o servicios requeridos.
• Estimación de presupuestos y plazos.

Fase 2: Investigación de proveedores

A continuación, buscarán posibles proveedores que puedan satisfacer sus necesidades, considerando una serie de vendedores dentro del sector correspondiente. Puede tratarse de proveedores con los que hayan trabajado anteriormente o de vendedores totalmente nuevos, con el fin de identificar a los más adecuados. Esta fase puede incluir:

• Revisar las credenciales y la experiencia del proveedor.
• Evaluar sus resultados anteriores y su reputación.
• Preselección de proveedores.

Fase 3: Convocatoria

A continuación, la organización se pone en contacto con los proveedores que considera que cumplen los criterios para publicar los pliegos de condiciones. Esto les permite recabar más información y propuestas. En función de las necesidades, esto puede incluir:

• Solicitudes de información (RFI): Para recabar detalles preliminares.
• Solicitudes de propuestas (RFP): Para evaluar soluciones detalladas y precios.
• Solicitudes de presupuesto (RFQ): Para comparar precios de bienes o servicios específicos.

Fase 4: Evaluación y selección

Una vez que la organización haya recibido las respuestas, revisará cada una de ellas. Esto se basará en criterios como el coste, la calidad, la experiencia y el cumplimiento, en función del tipo de solicitud emitida.

Las etapas 3 y 4 pueden repetirse en función de si es necesario emitir una solicitud de seguimiento. Por ejemplo, si una organización comienza con una solicitud de información (RFI), es posible que luego los proveedores deban completar una solicitud de propuesta (RFP). También puede ser necesario llevar a cabo la diligencia debida, incluidas evaluaciones financieras y operativas, mediante un cuestionario de diligencia debida (DDQ).

Fase 5: Negociación y adjudicación del contrato

Una vez elegido el proveedor, el proceso continúa con la negociación de las condiciones del contrato. De este modo, ambas partes tienen una idea clara de los resultados, las responsabilidades, los plazos y las condiciones de pago. 

Una vez acordados todos los términos, lo que puede requerir varias rondas, se adjudica el contrato al proveedor seleccionado para que inicie la entrega.

Etapa 6: Aplicación y entrega

Es probable que la organización supervise el rendimiento continuo del proveedor durante toda la duración del contrato. Esto puede ser especialmente importante al principio del contrato para garantizar que todos los bienes y servicios se entregan según lo acordado. Esto puede implicar:

• Comunicación periódica con el proveedor.
• Abordar con prontitud cualquier problema o retraso.
• Realización de controles de calidad de los artículos o servicios entregados.

Etapa 7: Revisión y comentarios

Aunque técnicamente la contratación haya concluido, el proceso continuará durante algún tiempo. Es probable que la organización lleve a cabo una evaluación del proceso de contratación y del rendimiento general del proveedor. 

Esto les permite recabar información que les permitirá mejorar futuras actividades de contratación, como ajustar criterios o perfeccionar procedimientos internos.

Retos habituales en el proceso de contratación

• Falta de claridad: Unos requisitos mal definidos pueden llevar a una selección de proveedores inadecuada.
• Riesgos de los proveedores: Cuestiones como la inestabilidad financiera o el incumplimiento pueden plantear riesgos si no se tienen debidamente en cuenta durante la contratación.
• Limitaciones presupuestarias: Equilibrar la rentabilidad con los requisitos de calidad es uno de los principales factores en la fase de evaluación y selección.
• Ineficacia de los procesos: Los flujos de trabajo manuales o la falta de automatización pueden ralentizar la contratación, lo que pone en peligro los plazos y retrasa la toma de decisiones.

Buenas prácticas para una contratación eficaz

• Desarrolle políticas claras: Cree políticas de adquisición detalladas para guiar a su equipo y mantener todas las acciones tan eficientes como sea posible.
• Garantizar el cumplimiento: Revisa periódicamente las prácticas de contratación para asegurarte de que cumples la normativa vigente.
• Céntrese en las relaciones: Establezca asociaciones sólidas con los proveedores para fomentar la confianza y la colaboración, ayudándole a obtener las mejores respuestas posibles.
• Aproveche la tecnología: Utilice software de compras para agilizar los flujos de trabajo y mejorar la precisión, lo que le permitirá centrar sus esfuerzos donde tengan más valor.

Principales conclusiones

Un proceso de compras bien gestionado ayuda a garantizar la eficacia operativa incluso cuando se amplían las operaciones para incluir nuevos proveedores. 

Permite a las empresas sacar el máximo provecho de esas nuevas asociaciones y asegurarse de que toman la decisión correcta sobre con quién trabajar, lo que puede ser decisivo para el crecimiento de una organización. Con un enfoque estructurado, las empresas pueden minimizar los riesgos asociados a los nuevos negocios y asegurarse bienes y servicios de alta calidad que les ayuden a cumplir sus objetivos.

Principales conclusiones:

• La contratación pública implica múltiples etapas, desde la identificación de las necesidades hasta la evaluación de los proveedores y la gestión de los contratos.
• Un proceso de adquisición bien ejecutado mejora la rentabilidad, la calidad y la continuidad operativa.
• Aprovechar la tecnología y fomentar las relaciones con los proveedores puede mejorar la eficacia de las compras.

Si comprende y optimiza adecuadamente su proceso de compras, puede aportar importantes beneficios a su organización, ayudándola a mantener su competitividad y capacidad de recuperación.

Proceso de contratación - Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre adquisición y compra?

El aprovisionamiento es un proceso estratégico que implica identificar necesidades, evaluar proveedores y gestionar contratos, mientras que la compra es el proceso transaccional de pedir y pagar bienes o servicios.

¿Cuánto dura el proceso de contratación?

El plazo varía en función de la complejidad de la necesidad de contratación, pero suele oscilar entre semanas para compras sencillas y meses para proyectos de scale envergadura.

¿Qué herramientas pueden ayudar en la contratación?

Hay una serie de herramientas que puede tener en cuenta para ayudarle con las compras, y el software de gestión de compras es una de las más útiles. Puede agilizar tareas como la evaluación de proveedores, la gestión de contratos y la elaboración de informes, mejorando la eficiencia general y ahorrándole valiosos recursos.

¿Cómo garantizar el cumplimiento de la normativa en materia de contratación pública?

El cumplimiento puede garantizarse respetando la normativa, actuando con la diligencia debida y manteniendo la transparencia en todo el proceso de contratación.

¿Qué papel desempeñan las RFI, las RFP y las RFQ en la contratación pública?

Estos documentos ayudan a las organizaciones a recopilar información (RFI), evaluar soluciones (RFP) y comparar precios (RFQ) de posibles proveedores, lo que permite tomar decisiones informadas en cada fase del proceso de contratación.