¿Qué es una RFI?

Las RFI permiten a las organizaciones recabar información de posibles proveedores sobre sus productos, servicios o capacidades, lo que ayuda a aclarar lo que ofrecen antes de avanzar en el proceso. Una solicitud de información (RFI) es un documento formal emitido por organizaciones que buscan conocer detalles clave de posibles proveedores, como sus capacidades y ofertas. 

A diferencia de una RFP (Request For Proposal) o RFQ (Request For Quotation), una RFI no se centra en la selección de un proveedor ni en la obtención de precios. Se trata únicamente de recopilar datos generales sobre un proveedor para conocerlo mejor y tomar decisiones informadas sobre los siguientes pasos del proceso de contratación.

¿Por qué utilizar un RFI?

Disponer de la información adecuada es esencial a la hora de tomar decisiones importantes para su empresa. Por ello, las solicitudes de información son especialmente útiles:

• Profundizar en la investigación: Si un comprador no está familiarizado con el mercado o las soluciones disponibles, esto le ayuda a entender lo que hay ahí fuera.
• Decidir el mejor enfoque: Cuando existen múltiples enfoques para resolver el problema de un comprador, una RFI puede ayudar a que salga a la luz la mejor opción.
• Afinar los parámetros del proyecto: Antes de publicar una RFP o RFQ, una RFI puede ayudar a un comprador a afinar los requisitos de su proyecto para obtener las mejores respuestas posibles.

Componentes clave de una solicitud de información

Para obtener la información adecuada de los proveedores, una solicitud de información bien estructurada suele incluir:

• Introducción: Una visión general de la organización emisora y el propósito de la RFI.
• Proyecto o necesidad empresarial: Una explicación clara del problema que la organización trata de resolver o de la necesidad que aborda. Es posible que en esta fase no se ofrezcan todos los detalles, ya que esto puede reservarse para la fase de solicitud de oferta o petición de oferta en el ciclo de vida de la contratación.
• Información solicitada: Cualquier pregunta o dato específico que la organización solicite a los proveedores. Puede indicar detalles específicos que la organización emisora quiere ver para ayudar a orientar la profundidad de la información.
• Directrices de respuesta: Instrucciones para presentar respuestas, incluido el formato, el plazo y la documentación requerida.
• Próximos pasos: Información sobre cómo se evaluarán las respuestas y qué seguirá después de la fase de solicitud de información.

El proceso de solicitud de manifestaciones de interés

Como todas las partes del proceso de contratación, la gestión de una solicitud de información sigue un marco muy similar para crear y emitir el documento antes de evaluar adecuadamente las respuestas.

Paso 1: Definir objetivos

La organización determina los objetivos de la solicitud de manifestaciones de interés, como explorar las tecnologías disponibles o conocer las capacidades de los proveedores. Esto también puede determinar el grado de detalle que la organización exigirá a las respuestas a la RFI para obtener la información necesaria.

Paso 2: Redactar la solicitud de manifestaciones de interés

A continuación, se reúnen preguntas claras y concisas en un documento de solicitud de información diseñado para recabar la información necesaria de los proveedores. El número de preguntas puede variar en función de lo que la organización necesite averiguar.

Paso 3: Distribuir la solicitud de manifestaciones de interés

La solicitud de información se comparte con los proveedores seleccionados o se hace pública, según el enfoque de la organización.

Paso 4: Evaluar las respuestas

La organización revisa la información facilitada por los proveedores, normalmente a cargo de una junta de personas que se ocupan del proceso de contratación. Compararán las respuestas e identificarán las ideas clave que pueden ayudar a dar forma a las siguientes etapas.

Paso 5: Determinar los siguientes pasos

A partir de la información recopilada, la organización puede emitir una RFP, RFQ o seguir adelante con un proveedor concreto si considera que una respuesta se ajusta a los criterios que buscaba.

Cuándo utilizar un RFI

La presentación de una solicitud de información puede ser muy eficaz en los siguientes casos:

• Exploración de nuevos mercados: Cuando una organización entra en un nuevo sector o adopta una nueva tecnología.
• Identificación de proveedores potenciales: Obtener una lista restringida de proveedores que puedan satisfacer necesidades específicas, reduciendo el campo de juego para una RFP.
• Afinar los requisitos: Aclarar qué es factible y práctico antes de comprometerse con un proceso formal de contratación.

Si ya tiene lo que necesita para responder a cada uno de los puntos anteriores, puede que no necesite publicar una RFI dentro de su proceso de contratación. Si una organización ya tiene una lista de proveedores que conoce bien, puede pasar directamente a una RFP si es necesario.

Mejores prácticas para crear una solicitud de información

• Tenga claros sus objetivos: Indique claramente qué información busca y por qué.
• Haga preguntas concretas: Evite preguntas vagas o demasiado amplias que puedan dar lugar a respuestas poco útiles.
• Conceda un tiempo de respuesta suficiente: Conceda a los vendedores tiempo suficiente para dar respuestas meditadas y completas.
• Seguimiento: Póngase en contacto con los proveedores para pedirles aclaraciones o información adicional, según sea necesario.

Principales conclusiones

Es posible que la información sea la herramienta más valiosa de la contratación pública, por lo que las solicitudes de manifestaciones de interés bien redactadas son tan importantes en las primeras fases de la contratación. Si emite una que esté bien estructurada con las preguntas adecuadas, puede preparar a su organización para el éxito con los conocimientos necesarios para tomar las decisiones correctas más adelante.

• Las RFI se utilizan para recabar información preliminar de los proveedores.
• Los RFI suelen ser un paso previo a la publicación de RFP o RFQ.
• No son vinculantes y no dan lugar a un contrato o acuerdo de precios.
• Una solicitud de manifestaciones de interés bien redactada debe incluir objetivos claros, preguntas específicas y directrices de respuesta.

RFI - Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre una RFI y una RFP?

Una RFI se utiliza para recabar información general de los proveedores, mientras que una RFP solicita propuestas y soluciones detalladas para un proyecto o necesidad concretos.

¿Qué grado de detalle debe tener una solicitud de información?

Una solicitud de información debe ser tan detallada como sea necesario para recopilar la información requerida sin abrumar a los proveedores. Lo ideal es centrarse en preguntas concretas y específicas para obtener respuestas detalladas que respondan a sus necesidades.

¿Tienen los proveedores que responder a las solicitudes de información?

Responder a una solicitud de información es opcional para los proveedores, pero les brinda la oportunidad de demostrar sus capacidades y, potencialmente, asegurar futuros negocios.

¿Qué viene después de una solicitud de información?

Tras revisar las respuestas a las RFI, una organización puede emitir una RFP o RFQ, o seguir adelante con un proveedor específico en función de la información recibida.

¿Pueden utilizarse los RFI para todas las industrias?

Sí, los RFI son versátiles y pueden utilizarse en sectores como la informática, la sanidad o la fabricación, entre otros.