Was ist Datenzuordnung?

Durch die Datenzuordnung können Sie ermitteln, welche personenbezogenen Daten Sie besitzen, wo Sie diese personenbezogenen Daten speichern, wie Sie sie verarbeiten und mit wem Sie diese Daten teilen.

Sie müssen ein Datenmapping durchführen, um ein detailliertes Verständnis davon zu erlangen, wie personenbezogene Daten durch Ihr Unternehmen fließen, von der Erfassung personenbezogener Daten bis hin zu ihrer Speicherung in Drittsystemen wie CRM-Tools.

Warum ist die Datenzuordnung für die DSGVO wichtig?

Gemäß der DSGVO müssen Organisationen klare Aufzeichnungen über ihre Datenverarbeitungsaktivitäten führen, und eine Datenzuordnung ist ein Kernelement dieser Anforderung. Unabhängig davon, ob Ihre Organisation Kundendaten für den Vertrieb sammelt, Daten in der Cloud speichert oder an Drittanbieter überträgt, stellt die Zuordnung sicher, dass jeder Datenpunkt berücksichtigt wird.

Datenmapping erleichtert es, ...

• Verstehen Sie, wie personenbezogene Daten innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation bewegt werden.
• Identifizieren Sie alle Bereiche, in denen personenbezogene Daten gefährdet sein könnten.
• Erfüllen Sie gesetzliche Verpflichtungen, wie etwa die Meldung von Datenschutzverletzungen an Behörden.

Was ist ein Beispiel für Datenzuordnung?

Nehmen wir an, Sie haben eine SaaS-basierte Buchhaltungssoftware, die Sie an Buchhalter verkaufen. Wenn Sie Marketing-E-Mails an Ihre potenziellen Kunden senden möchten, müssen Sie Ihre Marketing-E-Mails an die spezifischen Bedürfnisse Ihrer potenziellen Kunden anpassen. Sie müssen daher die bisherigen Kaufhistorien Ihrer Kunden kennen, um Ihre Angebote zu personalisieren.

Diese Datenpunkte liegen jedoch wahrscheinlich in unterschiedlichen Datenbanken und in unterschiedlichen Formaten vor. Ihr Vertriebsteam hat diese Datensätze beispielsweise möglicherweise in einer CSV-Datei, während Ihr Marketingteam diese Daten in Excel-Dateien hat.

Durch die Kombination dieser Daten können Sie Ihre potenziellen Kunden gezielter ansprechen, indem Sie hochpräzise Erkenntnisse über sie gewinnen. Zudem erhalten Sie ein besseres Verständnis dafür, wo diese personenbezogenen Daten gespeichert sind und welche Tools von Drittanbietern zur Verarbeitung dieser Daten verwendet werden.

Vorteile der Datenzuordnung für Compliance und Sicherheit

Eine klare und genaue Datenkarte bietet mehrere Vorteile:

• Optimierte Datenprüfungen: Bei der Vorbereitung auf eine behördliche Prüfung können Sie mithilfe einer Datenkarte schnell nachweisen, wo sich die Daten befinden und wie sie behandelt werden.
• Verbesserte Sicherheit: Ein gründliches Verständnis des Datenflusses kann dabei helfen, Schwachstellen zu identifizieren, bei denen personenbezogene Daten offengelegt werden könnten, sodass Sicherheitsmaßnahmen effektiver angewendet werden können .
• Transparenz und Verantwortlichkeit: Heutzutage erwarten sowohl Regulierungsbehörden als auch Kunden Transparenz bei der Datenverarbeitung. Datenkarten bilden hierfür die Grundlage und tragen dazu bei, das Vertrauen der Kunden zu stärken.

Hauptmerkmale einer guten Datenkarte

• Umfassende Abdeckung: Ihre Datenkarte sollte alle personenbezogenen Datenflüsse innerhalb und außerhalb der Organisation berücksichtigen.
• Regelmäßige Updates: Da sich Datenverarbeitungsaktivitäten ändern können, muss Ihre Datenkarte regelmäßig aktualisiert werden.

Visualisierungstools: Eine gute Datenkarte bietet eine visuelle Darstellung der Datenbewegungen zwischen Systemen und erleichtert so die Identifizierung von Risiken.

Automatisieren Sie Ihre Datenzuordnung

Automatisierte Datenmapping-Tools werden immer wichtiger, da sie Unternehmen dabei helfen, ihre Daten effizient und ohne das Risiko manueller Fehler zu verwalten. Diese Tools scannen Ihre Systeme regelmäßig und aktualisieren die Datenflusskarten automatisch, um sicherzustellen, dass alle personenbezogenen Daten verfolgt und berücksichtigt werden. Für Unternehmen mit großen Datenflüssen spart die Automatisierung nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Genauigkeit und Compliance.

Der Einsatz von Softwaretools zur automatisierten Datenzuordnung bietet die folgenden wesentlichen Vorteile:

• Automatisiertes DSGVO-Datenmapping spart Zeit und erfordert weniger Ressourcen : Im Durchschnitt verbringen Datenanalysten etwa 50–60 % ihrer Zeit mit der Datenaufbereitung, wozu auch das Datenmapping gehört. Wenn Sie automatisierte Datenmapping-Software verwenden, sparen Sie viel Zeit und Ressourcen. Sie müssen beispielsweise keine manuelle Codierung durchführen und müssen nicht die Zeit Ihrer Entwickler verschwenden.

• Risiken mindern : Wenn Sie sich bei der Datenzuordnung auf manuelle Codierung verlassen, besteht das Risiko, dass die Daten ungenau und inkonsistent sind. Beispielsweise kennt Ihr Marketingteam möglicherweise nicht alle IT-Systeme, in denen sich Ihre Daten befinden, oder es entgehen ihnen bestimmte Details. Eine automatisierte Datenzuordnungssoftware eliminiert diese Risiken jedoch und garantiert, dass Ihre Datenzuordnung genau, fehlerfrei und aktuell ist. Dies liegt daran, dass die automatisierte Datenzuordnungssoftware alle Ihre IT-Systeme scannen und alle Tools und Programme von Drittanbietern aufdecken kann, von denen Sie möglicherweise nicht einmal wissen. Daher ist sie zuverlässiger als die manuelle Datenzuordnung.

• Optimieren Sie Ihre Bemühungen zur Einhaltung der DSGVO : Wenn Sie Ihren DSGVO-Verpflichtungen nachkommen, z. B. wenn Sie Auskunftsanfragen von betroffenen Personen nachkommen oder erforderliche DSGVO-Dokumente erstellen, müssen Sie einen detaillierten Überblick über alle von Ihnen gespeicherten Daten haben und wissen, wo sich die einzelnen Daten befinden. Wenn Ihr Vertriebsteam beispielsweise ein neues Softwaretool zum Speichern der Daten potenzieller Kunden verwendet, müssen Sie über dieses Tool Bescheid wissen und wissen, wie es Daten verarbeitet und freigibt. Automatisierte Datenmapping-Software stellt sicher, dass kein Stein auf dem anderen bleibt.

Stellen Sie die DSGVO-Konformität mit Privasee sicher

Sehen wir uns an, wie das automatisierte Datenmapping-Tool von Privasee Ihnen dabei hilft, ein DSGVO-konformes Datenmapping durchzuführen:

• Scannen Sie Ihre Domain (einschließlich Website und Webanwendung), identifizieren Sie Ihre Anbieter und ordnen Sie Datenflüsse zu : Die Datenzuordnungssoftware von Privasee ermittelt alle Ihre Anbieter und identifiziert aktive Cookies auf Ihrer Website. Das Privasee-Portal nimmt Ihre persönliche Datenzuordnung und erstellt aus diesen Informationen Richtlinien/Cookie-Banner .
• Bleiben Sie auf dem Laufenden hinsichtlich globaler Vorschriften : Sie müssen nicht Tausende ausgeben, um Änderungen an Ihrer Cookie-Richtlinie, Datenschutzrichtlinie, Datenverarbeitungsvereinbarung und Ihrem Cookie-Banner vorzunehmen. Privasee aktualisiert Ihre Datenschutz-Assets automatisch mit den Informationen aus ihrer Datenkarte, die sie immer auf dem neuesten Stand halten .
• Unterstützung mehrerer Sprachen : Wenn Ihre Website für Benutzer in Ländern zugänglich ist, in denen andere Sprachen gesprochen werden, sollten Sie Ihre Cookie-Richtlinie auch in diesen Sprachen haben. Die Richtlinie von Privasee hilft Ihnen dabei, sie in mehreren Sprachen bereitzustellen.

Wichtige Erkenntnisse und Zusammenfassung

In diesem Artikel haben wir Ihnen geholfen, Folgendes zu verstehen:

• Durch die Datenzuordnung können Sie ermitteln, welche personenbezogenen Daten Sie besitzen, wo diese gespeichert sind, wie sie verarbeitet werden und mit wem sie geteilt werden. Dies stellt eine wichtige Grundlage für die Einhaltung der DSGVO dar.
• Eine klare Datenübersicht vereinfacht behördliche Prüfungen, verbessert die Sicherheit durch die Identifizierung von Schwachstellen und fördert die Transparenz, wodurch das Vertrauen der Kunden gestärkt wird.
• Das automatisierte Tool von Privasee aktualisiert Ihre Datenkarte regelmäßig, reduziert manuelle Fehler und gewährleistet die Einhaltung sich entwickelnder globaler Vorschriften.

Um zu erfahren, wie Privasee Ihnen bei der Implementierung einer DSGVO-konformen Datenzuordnung helfen kann, buchen Sie noch heute eine Demo . 

Häufig gestellte Fragen zur Datenzuordnung

Wie kann eine Datenkarte die Datensicherheit verbessern?

Mithilfe einer Datenkarte lassen sich Schwachstellen in Datenflüssen identifizieren, sodass Unternehmen Sicherheitsrisiken wirksamer begegnen können.

Welche Branchen profitieren am meisten vom Data Mapping?

Alle Branchen, in denen mit personenbezogenen Daten gearbeitet wird, wie etwa das Gesundheitswesen, der Finanzbereich oder der E-Commerce, profitieren in hohem Maße von der Datenzuordnung im Hinblick auf Compliance und Datenschutz.

Wie oft sollte eine Datenkarte aktualisiert werden?

Idealerweise sollte eine Datenlandkarte regelmäßig – mindestens jährlich – aktualisiert werden. Insbesondere dann, wenn sich Änderungen bei den Datenverarbeitungsaktivitäten ergeben.

Können kleine Unternehmen Datenmapping-Tools verwenden?

Ja , automatisierte Datenmapping-Tools sind skalierbar und daher für Unternehmen jeder Größe geeignet, auch für kleine Unternehmen.