Was ist ein RFI?

RFIs ermöglichen es Unternehmen, von potenziellen Anbietern Details über ihre Produkte, Dienstleistungen oder Fähigkeiten zu erfahren, um zu klären, was sie anbieten, bevor sie den Prozess fortsetzen. Eine Informationsanfrage (RFI) ist ein formelles Dokument, das von Organisationen herausgegeben wird, um wichtige Details von potenziellen Anbietern zu erfahren, z. B. deren Fähigkeiten und Angebote. 

Im Gegensatz zu einer RFP (Request For Proposal) oder RFQ (Request For Quotation) geht es bei einer RFI nicht um die Auswahl eines Lieferanten oder die Festlegung von Preisen. Stattdessen dient sie nur dazu, allgemeine Daten über einen Anbieter zu sammeln, um ihn besser kennenzulernen und fundierte Entscheidungen über die nächsten Schritte im Beschaffungsprozess zu treffen.

Warum ein RFI verwenden?

Die richtigen Informationen zur Hand zu haben, ist wichtig, wenn Sie wichtige Entscheidungen für Ihr Unternehmen treffen. Das macht RFIs besonders nützlich, wenn:

• Vertiefte Nachforschungen anstellen: Wenn ein Käufer mit dem Markt oder den verfügbaren Lösungen nicht vertraut ist, hilft ihm dies zu verstehen, was es auf dem Markt gibt.
• Entscheidung über den besten Ansatz: Wenn es mehrere Ansätze zur Lösung des Problems eines Käufers gibt, kann eine RFI dazu beitragen, die beste Option herauszufinden.
• Verfeinerung der Projektparameter: Bevor eine Ausschreibung oder ein RFQ veröffentlicht wird, kann eine RFI einem Einkäufer helfen, seine Projektanforderungen zu verfeinern, um die bestmöglichen Antworten zu erhalten.

Hauptbestandteile eines RFI

Um die richtigen Informationen von den Anbietern zu erhalten, umfasst eine gut strukturierte Anfrage in der Regel Folgendes:

• Einleitung: Ein Überblick über die ausstellende Organisation und den Zweck der RFI.
• Projekt oder Geschäftsbedarf: Eine klare Erläuterung des Problems, das die Organisation zu lösen versucht, oder des Bedarfs, den sie decken will. In dieser Phase können keine detaillierten Angaben gemacht werden, da dies der RFP- oder RFQ-Phase im Beschaffungszyklus vorbehalten sein kann.
• Gewünschte Informationen: Alle spezifischen Fragen oder Datenpunkte, die die Organisation von den Anbietern wünscht. Hier können spezifische Details aufgeführt werden, die die ausstellende Organisation sehen möchte, um die Tiefe der Informationen zu bestimmen.
• Leitlinien für die Beantwortung: Anweisungen für die Einreichung von Antworten, einschließlich Format, Frist und erforderliche Unterlagen.
• Nächste Schritte: Informationen darüber, wie die Antworten bewertet werden und was nach der RFI-Phase folgen wird.

Der RFI-Prozess

Wie alle Teile des Beschaffungsprozesses folgt die Verwaltung einer RFI einem sehr ähnlichen Rahmen, um das Dokument zu erstellen und herauszugeben, bevor die Antworten angemessen bewertet werden.

Schritt 1: Definition der Ziele

Die Organisation legt ihre Ziele für die Veröffentlichung der RFI fest, z. B. die Erkundung verfügbarer Technologien oder das Verständnis der Fähigkeiten von Anbietern. Daraus kann auch abgeleitet werden, wie detailliert die Antworten auf die RFI sein müssen, um die gewünschten Informationen zu erhalten.

Schritt 2: Entwurf der RFI

Anschließend werden klare und präzise Fragen in einem RFI-Dokument zusammengestellt, um die erforderlichen Informationen von den Anbietern zu erhalten. Die Anzahl der Fragen kann variieren, je nachdem, was die Organisation herausfinden möchte.

Schritt 3: Verteilen Sie die RFI

Die RFI wird mit ausgewählten Anbietern geteilt oder öffentlich zugänglich gemacht, je nachdem, wie die Organisation vorgeht.

Schritt 4: Antworten auswerten

Die Organisation prüft die von den Anbietern zur Verfügung gestellten Informationen, was in der Regel von einem Gremium von Personen durchgeführt wird, die den Beschaffungsprozess leiten. Sie vergleichen die Antworten und ermitteln wichtige Erkenntnisse, die zur Gestaltung der nächsten Schritte beitragen können.

Schritt 5: Festlegung der nächsten Schritte

Auf der Grundlage der gesammelten Informationen kann die Organisation eine Ausschreibung (RFP) oder eine Angebotsanfrage (RFQ) durchführen oder sich an einen bestimmten Anbieter wenden, wenn sie der Meinung ist, dass eine Antwort die gesuchten Kriterien erfüllt.

Wann sollte ein RFI verwendet werden?

Die Veröffentlichung einer RFI kann in den folgenden Szenarien am effektivsten sein:

• Erkundung neuer Märkte: Wenn ein Unternehmen in eine neue Branche eintritt oder eine neue Technologie einführt.
• Identifizierung potenzieller Anbieter: Erstellung einer Auswahlliste von Anbietern, die bestimmte Anforderungen erfüllen können, um das Feld für eine Ausschreibung einzugrenzen.
• Verfeinerung der Anforderungen: Klärung der Frage, was machbar und praktikabel ist, bevor ein formeller Beschaffungsprozess eingeleitet wird.

Wenn Sie bereits über die notwendigen Informationen verfügen, um die oben genannten Punkte zu beantworten, müssen Sie im Rahmen Ihres Beschaffungsprozesses möglicherweise keine RFI veröffentlichen. Wenn eine Organisation bereits eine Liste von Anbietern hat, die sie gut kennt, kann sie bei Bedarf direkt zu einer Ausschreibung übergehen.

Bewährte Verfahren für die Erstellung einer RFI

• Seien Sie sich über Ihre Ziele im Klaren: Geben Sie klar und deutlich an, welche Informationen Sie suchen und warum.
• Stellen Sie spezifische Fragen: Vermeiden Sie vage oder zu weit gefasste Fragen, die zu wenig hilfreichen Antworten führen könnten.
• Gewähren Sie ausreichend Zeit für eine Antwort: Geben Sie den Anbietern ausreichend Zeit, um durchdachte und umfassende Antworten zu geben.
• Nachfassen: Wenden Sie sich bei Bedarf an die Anbieter zur Klärung oder für zusätzliche Informationen.

Wichtige Erkenntnisse und Zusammenfassung

Informationen sind möglicherweise das wertvollste Instrument im Beschaffungswesen, weshalb gut formulierte Ausschreibungen in den ersten Phasen der Beschaffung so wichtig sind. Wenn Sie eine gut strukturierte Ausschreibung mit den richtigen Fragen herausgeben, können Sie Ihr Unternehmen mit den Erkenntnissen versorgen, die es braucht, um später die richtigen Entscheidungen zu treffen.

• RFIs werden verwendet, um vorläufige Informationen von Anbietern zu sammeln.
• RFIs sind oft eine Vorstufe zur Veröffentlichung von RFPs oder RFQs.
• Sie sind nicht bindend und führen nicht zu einem Vertrag oder einer Preisvereinbarung.
• Eine gut formulierte RFI sollte klare Ziele, spezifische Fragen und Antwortrichtlinien enthalten.

RFI - FAQs

Was ist der Unterschied zwischen einer RFI und einer RFP?

Eine RFI dient dazu, allgemeine Informationen von Anbietern einzuholen, während eine RFP detaillierte Vorschläge und Lösungen für ein bestimmtes Projekt oder einen bestimmten Bedarf anfordert.

Wie detailliert sollte eine RFI sein?

Eine RFI sollte so detailliert wie nötig sein, um die erforderlichen Informationen zu sammeln, ohne die Anbieter zu überfordern. Idealerweise sollte sie sich auf spezifische, gezielte Fragen konzentrieren, um detaillierte Antworten zu erhalten, die Ihren Anforderungen entsprechen.

Müssen die Anbieter auf RFIs antworten?

Die Beantwortung einer RFI ist den Anbietern freigestellt, bietet ihnen aber die Möglichkeit, ihre Fähigkeiten unter Beweis zu stellen und sich potenziell künftige Aufträge zu sichern.

Was kommt nach einer RFI?

Nach der Prüfung der RFI-Antworten kann ein Unternehmen je nach den erhaltenen Informationen eine Ausschreibung (RFP) oder eine Anfrage (RFQ) herausgeben oder mit einem bestimmten Anbieter weiterarbeiten.

Können RFIs für alle Branchen verwendet werden?

Ja, RFIs sind vielseitig und können in allen Branchen eingesetzt werden, z. B. in der IT, im Gesundheitswesen, in der Fertigung und in anderen Bereichen.