Wie sieht der Beschaffungsprozess aus?

Die sorgfältige Auswahl von Waren und Dienstleistungen ist seit Jahrhunderten der Grundstein für den Erfolg von Unternehmen. Sie trägt dazu bei, dass das Tagesgeschäft eines Unternehmens so effizient und effektiv wie möglich abläuft und das Ergebnis stimmt.  

Aus diesem Grund ist der Beschaffungsprozess so wichtig, denn er ermöglicht es einer Organisation, das beste Produkt oder die beste Dienstleistung von einem Anbieter zu beziehen, der ihr Geschäft verbessert und zur Erreichung ihrer Ziele beiträgt.

Wir helfen Ihnen zu verstehen, warum jeder Schritt des Beschaffungsprozesses entscheidend ist, und bieten einen umfassenden Überblick über die Beschaffung, ihre wichtigsten Phasen, Herausforderungen und bewährte Verfahren.

Was ist Beschaffung?

Unter Beschaffung versteht man den Prozess, bei dem Organisationen Waren, Dienstleistungen oder Arbeiten von externen Anbietern ermitteln, bewerten und erwerben. Der Beschaffungsprozess selbst bildet dabei einen strukturierten Ansatz, der Transparenz und Fairness für die beteiligten Anbieter gewährleistet. 

Bei der Beschaffung achtet ein Unternehmen auf Kosteneffizienz, Qualität und die Einhaltung von Vorschriften, bevor es einen Anbieter auswählt, der die von ihm festgelegten Leistungen erbringt. Die Beschaffung kann in zwei Hauptkategorien unterteilt werden:

• Direkte Beschaffung: Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, die für die Haupttätigkeit einer Organisation unerlässlich sind (z. B. Rohstoffe für die Produktion).
• Indirekte Beschaffung: Einkauf von Waren und Dienstleistungen, die eine Organisation unterstützen, aber nicht direkt mit der Produktion verbunden sind (z. B. Bürobedarf, IT-Dienstleistungen).

Warum ist der Beschaffungsprozess so wichtig?

Mit einem gut geführten Beschaffungsprozess können Sie aus neuen Aufträgen, die Ihrem Unternehmen in vielerlei Hinsicht zugute kommen, maximalen Nutzen ziehen:

• Kosteneffizienz: Sichern Sie sich wettbewerbsfähige Preise und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.
• Qualitätssicherung: Finden Sie zuverlässige Anbieter, die hochwertige Waren oder Dienstleistungen liefern.
• Risikominderung: Einhaltung der Compliance- und Due-Diligence-Standards.
• Operative Kontinuität: Liefern Sie wichtige Waren und Dienstleistungen pünktlich und termingerecht.

Die wichtigsten Phasen des Beschaffungsprozesses

Stufe 1: Ermittlung des Bedarfs

Der Prozess beginnt damit, dass die Organisation festlegt, welche Waren oder Dienstleistungen sie benötigt, einschließlich des Zeitrahmens, bis zu dem sie ein Urteil fällen möchte. Dies beinhaltet:

• Bewertung der betrieblichen Anforderungen.
• Festlegung von Spezifikationen für die gewünschten Produkte oder Dienstleistungen.
• Schätzung von Budgets und Zeitplänen.

Stufe 2: Lieferantenrecherche

Sie suchen dann nach potenziellen Anbietern, die ihre Anforderungen erfüllen können, und ziehen dabei eine Reihe von Anbietern aus der betreffenden Branche in Betracht. Dazu können sowohl Anbieter gehören, mit denen sie bereits zusammengearbeitet haben, als auch völlig neue Anbieter, um diejenigen zu ermitteln, die gut zu ihnen passen. Diese Phase kann Folgendes beinhalten:

• Überprüfung der Referenzen und Erfahrungen der Anbieter.
• Bewertung der bisherigen Leistungen und des Rufs des Unternehmens.
• Auswahl von Anbietern, die in die engere Wahl kommen.

Stufe 3: Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen

Anschließend wendet sich die Organisation an die Anbieter, die ihrer Meinung nach die Kriterien erfüllen, und gibt ihnen Beschaffungsunterlagen. Auf diese Weise können sie weitere Informationen und Angebote von diesen Anbietern einholen. Je nach Bedarf kann dies Folgendes umfassen:

• Ersuchen um Informationen (RFI): Zum Sammeln vorläufiger Details.
• Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen (RFPs): Zur Bewertung von Detaillösungen und Preisen.
• Anfragen für Angebote (RFQs): Zum Vergleich von Preisen für bestimmte Waren oder Dienstleistungen.

Phase 4: Bewertung und Auswahl

Sobald die Antworten bei der Organisation eingegangen sind, wird sie jede Antwort des Lieferanten prüfen. Dabei werden je nach Art der Anfrage Kriterien wie Kosten, Qualität, Erfahrung und Konformität zugrunde gelegt.

Die Phasen 3 und 4 können wiederholt werden, je nachdem, ob eine Folgeanfrage gestellt werden muss. Wenn eine Organisation z. B. mit einer Informationsanfrage (RFI) beginnt, kann sie die Anbieter anschließend auffordern, eine Angebotsanfrage (RFP) auszufüllen. Es kann auch erforderlich sein, eine Due-Diligence-Prüfung, einschließlich finanzieller und betrieblicher Bewertungen, mittels eines Due-Diligence-Fragebogens (DDQ) durchzuführen.

Phase 5: Vertragsverhandlung und -vergabe

Nachdem ein erfolgreicher Anbieter ausgewählt worden ist, werden die Vertragsbedingungen ausgehandelt. Dadurch erhalten beide Parteien vollständige Klarheit über die zu erbringenden Leistungen, Zuständigkeiten, Fristen und Zahlungsbedingungen. 

Sobald alle Bedingungen vereinbart sind, was einige Runden erfordern kann, wird der Auftrag an den ausgewählten Lieferanten vergeben, der mit der Lieferung beginnt.

Stufe 6: Umsetzung und Durchführung

Die Organisation wird wahrscheinlich die laufende Leistung des Lieferanten während der gesamten Vertragslaufzeit überwachen. Dies kann besonders in der Anfangsphase eines Vertrags wichtig sein, um sicherzustellen, dass alle Waren und Dienstleistungen wie vereinbart geliefert werden. Dies kann Folgendes beinhalten:

• Regelmäßige Kommunikation mit dem Lieferanten.
• Unverzügliche Behebung von Problemen oder Verzögerungen.
• Durchführung von Qualitätskontrollen an gelieferten Artikeln oder Dienstleistungen.

Stufe 7: Überprüfung und Feedback

Auch wenn die Beschaffung selbst technisch abgeschlossen ist, wird der Prozess noch einige Zeit andauern. Die Organisation wird wahrscheinlich eine Bewertung des Beschaffungsprozesses und der Gesamtleistung des Lieferanten vornehmen. 

So können sie Erkenntnisse gewinnen, die es ihnen ermöglichen, künftige Beschaffungsaktivitäten zu verbessern, z. B. durch die Anpassung von Kriterien oder die Verfeinerung interner Verfahren.

Gemeinsame Herausforderungen im Beschaffungsprozess

• Mangelnde Klarheit: Unzureichend definierte Anforderungen können zu einer ungeeigneten Anbieterauswahl führen.
• Lieferantenrisiken: Probleme wie finanzielle Instabilität oder Nichteinhaltung von Vorschriften können Risiken darstellen, wenn sie bei der Beschaffung nicht angemessen berücksichtigt werden.
• Budgetbeschränkungen: Das Gleichgewicht zwischen Kosteneffizienz und Qualitätsanforderungen ist einer der wichtigsten Faktoren in der Bewertungs- und Auswahlphase.
• Ineffiziente Prozesse: Manuelle Arbeitsabläufe oder fehlende Automatisierung können die Beschaffung verlangsamen, was bedeutet, dass Fristen gefährdet sind und Entscheidungen länger dauern.

Bewährte Verfahren für eine effiziente Beschaffung

• Entwickeln Sie klare Richtlinien: Erstellen Sie detaillierte Beschaffungsrichtlinien, um Ihr Team anzuleiten und alle Maßnahmen so effizient wie möglich zu gestalten.
• Stellen Sie die Einhaltung sicher: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Beschaffungspraktiken, um sicherzustellen, dass Sie alle relevanten Vorschriften einhalten - vielleicht gibt es ja Aktualisierungen.
• Fokus auf Beziehungen: Bauen Sie starke Partnerschaften mit Lieferanten auf, um Vertrauen und Zusammenarbeit zu fördern, damit Sie die bestmöglichen Antworten erhalten.
• Nutzen Sie die Technologie: Nutzen Sie Beschaffungssoftware, um Arbeitsabläufe zu rationalisieren und die Genauigkeit zu verbessern, damit Sie Ihre Bemühungen auf die Bereiche konzentrieren können, in denen sie den größten Nutzen bringen.

Wichtige Erkenntnisse und Zusammenfassung

Ein ordnungsgemäß durchgeführter Beschaffungsprozess trägt dazu bei, die betriebliche Effizienz auch bei der Ausweitung der Geschäftstätigkeit auf neue Lieferanten sicherzustellen. 

Auf diese Weise können Unternehmen den größtmöglichen Nutzen aus diesen neuen Partnerschaften ziehen und sicherstellen, dass sie die richtige Wahl treffen, mit wem sie zusammenarbeiten - was über das Wachstum einer Organisation entscheiden kann. Mit einem strukturierten Ansatz können Unternehmen die mit neuen Geschäften verbundenen Risiken minimieren und sich hochwertige Waren und Dienstleistungen sichern, die ihnen helfen, ihre Ziele zu erreichen.

Die wichtigsten Erkenntnisse:

• Die Beschaffung umfasst mehrere Phasen, von der Bedarfsermittlung über die Lieferantenbewertung bis hin zum Vertragsmanagement.
• Ein gut durchgeführter Beschaffungsprozess verbessert die Kosteneffizienz, die Qualität und die betriebliche Kontinuität.
• Der Einsatz von Technologie und die Pflege von Lieferantenbeziehungen können die Effizienz der Beschaffung steigern.

Wenn Sie Ihren Beschaffungsprozess richtig verstehen und optimieren, können Sie Ihrer Organisation erhebliche Vorteile verschaffen und ihr helfen, wettbewerbsfähig und widerstandsfähig zu bleiben.

Beschaffungsprozess - FAQs

Was ist der Unterschied zwischen Beschaffung und Einkauf?

Die Beschaffung ist ein strategischer Prozess, der die Ermittlung des Bedarfs, die Bewertung von Lieferanten und die Verwaltung von Verträgen umfasst, während der Einkauf der transaktionale Prozess der Bestellung und Bezahlung von Waren oder Dienstleistungen ist.

Wie lange dauert der Beschaffungsprozess?

Der Zeitrahmen hängt von der Komplexität des Beschaffungsbedarfs ab, reicht aber in der Regel von Wochen für einfache Beschaffungen bis zu Monaten für scale .

Welche Instrumente können bei der Beschaffung helfen?

Es gibt eine Reihe von Tools, die Sie bei der Beschaffung unterstützen können, wobei Software für das Beschaffungsmanagement eine der hilfreichsten ist. Sie kann Aufgaben wie Lieferantenbewertung, Vertragsmanagement und Berichterstattung rationalisieren, die Gesamteffizienz verbessern und Ihnen wertvolle Ressourcen sparen.

Wie stellen Sie die Einhaltung der Vorschriften im Beschaffungswesen sicher?

Die Einhaltung der Vorschriften kann durch die Einhaltung von Vorschriften, die Durchführung von Due-Diligence-Prüfungen und die Wahrung der Transparenz während des gesamten Beschaffungsprozesses gewährleistet werden.

Welche Rolle spielen RFIs, RFPs und RFQs bei der Beschaffung?

Diese Dokumente helfen Unternehmen dabei, Informationen zu sammeln (RFI), Lösungen zu bewerten (RFP) und Preise von potenziellen Lieferanten zu vergleichen (RFQ), um in jeder Phase des Beschaffungsprozesses eine fundierte Entscheidung treffen zu können.