Che cos'è il Data Mapping?

La mappatura dei dati identifica i dati personali in tuo possesso, dove li memorizzi, come li elabori e con chi li condividi.

È necessario eseguire la mappatura dei dati per comprendere in dettaglio il flusso dei dati personali all'interno della tua azienda, dalla raccolta dei dati personali alla loro archiviazione su sistemi di terze parti come gli strumenti CRM.

Perché la mappatura dei dati è importante per il GDPR?

Ai sensi del GDPR, le organizzazioni devono mantenere registri chiari delle loro attività di elaborazione dati e una mappa dei dati è un elemento fondamentale di questo requisito. Che la tua organizzazione raccolga i dettagli dei clienti per le vendite, memorizzi i dati nel cloud o li trasferisca a processori terzi , la mappatura garantisce che ogni punto dati venga contabilizzato.

La mappatura dei dati semplifica...

• Scopri come i dati personali vengono trasferiti all'interno e all'esterno della tua organizzazione.
• Individuare le aree in cui i dati personali potrebbero essere a rischio.
• Adempiere agli obblighi normativi, come la notifica alle autorità delle violazioni dei dati.

Qual è un esempio di mappatura dei dati?

Supponiamo che tu abbia un software di contabilità basato su SaaS che vendi ai commercialisti. Quando vuoi inviare email di marketing ai tuoi potenziali clienti, dovrai personalizzare le tue email di marketing in base alle esigenze specifiche dei tuoi potenziali clienti. Dovrai quindi comprendere le precedenti cronologie degli acquisti dei tuoi clienti per personalizzare le tue offerte.

Questi punti dati, tuttavia, saranno probabilmente in database diversi e in formati diversi. Ad esempio, il tuo team di vendita potrebbe avere questi record in un file CSV mentre il tuo team di marketing ha questi dati in file Excel.

Combinando questi dati potrai raggiungere i tuoi potenziali clienti in modo più efficace, ricavandone informazioni estremamente precise su di loro e comprenderai meglio dove sono archiviati questi dati personali e quali strumenti di terze parti vengono utilizzati per elaborarli.

Vantaggi della mappatura dei dati per la conformità e la sicurezza

Disporre di una mappa dati chiara e precisa offre diversi vantaggi:

• Audit dei dati semplificati: quando ci si prepara per un audit normativo, una mappa dei dati garantisce la possibilità di dimostrare rapidamente dove si trovano i dati e come vengono gestiti.
• Maggiore sicurezza: una conoscenza approfondita del flusso di dati può aiutare a identificare le vulnerabilità in cui i dati personali potrebbero essere esposti, consentendo di applicare misure di sicurezza in modo più efficace .
• Trasparenza e responsabilità: nell'ambiente odierno, sia i regolatori che i clienti si aspettano trasparenza in merito all'elaborazione dei dati. Le mappe dei dati forniscono le basi per questo, aiutando a costruire la fiducia dei clienti.

Caratteristiche principali di una buona mappa dati

• Copertura completa: la mappa dei dati deve tenere conto di tutti i flussi di dati personali all'interno e all'esterno dell'organizzazione.
• Aggiornamenti regolari: poiché le attività di elaborazione dei dati possono cambiare, la mappa dei dati deve essere aggiornata regolarmente.

Strumenti di visualizzazione: una buona mappa dei dati fornisce una rappresentazione visiva del modo in cui i dati si spostano tra i sistemi, facilitando l'identificazione dei rischi.

Automazione della mappatura dei dati

Gli strumenti di mappatura automatizzata dei dati stanno diventando essenziali in quanto aiutano le aziende a gestire in modo efficiente i propri dati senza il rischio di errori manuali. Questi strumenti eseguono regolarmente la scansione dei sistemi e aggiornano automaticamente le mappe del flusso di dati, assicurando che tutti i dati personali siano tracciati e contabilizzati. Per le organizzazioni con flussi di dati estesi, l'automazione non solo fa risparmiare tempo, ma aumenta anche l'accuratezza e la conformità.

L'utilizzo di strumenti software di mappatura automatizzata dei dati presenta i seguenti vantaggi chiave:

• La mappatura automatizzata dei dati GDPR fa risparmiare tempo e richiede meno risorse : in media, gli analisti di dati dedicano circa il 50-60% del loro tempo alla preparazione dei dati, che include la mappatura dei dati. Quando utilizzi un software di mappatura automatizzata dei dati, risparmi una notevole quantità di tempo e risorse. Ad esempio, non dovrai fare la codifica manuale e non dovrai sprecare il tempo dei tuoi sviluppatori.

• Rischi di mitigazione : quando ci si affida alla codifica manuale per eseguire la mappatura dei dati, si corre il rischio di avere dati imprecisi e una mappatura dei dati incoerente. Ad esempio, il team di marketing potrebbe non conoscere tutti i sistemi IT in cui si trovano i dati o potrebbe perdersi alcuni dettagli. Tuttavia, un software di mappatura dei dati automatizzato elimina questi rischi e garantisce che la mappatura dei dati sia accurata, priva di errori e aggiornata. Questo perché il software di mappatura dei dati automatizzato può eseguire la scansione di tutti i sistemi IT e scoprire tutti gli strumenti e i programmi di terze parti di cui potresti non essere nemmeno a conoscenza. Pertanto, è più affidabile rispetto alla mappatura dei dati manuale.

• Semplifica gli sforzi di conformità al GDPR : quando rispetti i tuoi obblighi GDPR, ad esempio quando soddisfi le richieste di accesso ai dati personali o quando crei i documenti GDPR richiesti, devi avere una visione dettagliata di tutti i dati che possiedi e devi sapere dove si trova ogni asset di dati. Ad esempio, se il tuo team di vendita sta utilizzando un nuovo strumento software per archiviare i dati dei potenziali clienti, devi conoscere questo strumento e come elabora e condivide i dati. Il software di mappatura automatica dei dati assicura che nulla venga lasciato intatto.

Garantire la conformità al GDPR con Privasee

Diamo un'occhiata a come lo strumento di mappatura automatizzata dei dati di Privasee ti aiuta a eseguire la mappatura dei dati conforme al GDPR:

• Scansione del tuo dominio (incluso sito web e app web), identificazione dei tuoi fornitori e mappatura dei flussi di dati : il software di mappatura dei dati di Privasee determina tutti i tuoi fornitori e identifica i cookie attivi sul tuo sito web. Il portale Privasee prende la tua mappa dei dati personali e crea policy/banner sui cookie da queste informazioni .
• Mantenersi aggiornati con le normative globali : non è necessario spendere migliaia di dollari per apportare modifiche alla politica sui cookie, alla politica sulla privacy, all'accordo di elaborazione dei dati e al banner sui cookie. Privasee aggiorna automaticamente le risorse sulla privacy con le informazioni provenienti dalla propria mappa dati che mantiene sempre aggiornata .
• Supporto multilingua : se il tuo sito web è accessibile agli utenti di paesi che parlano altre lingue, dovresti avere la tua politica sui cookie anche in quelle lingue. La politica di Privasee ti aiuta ad averla in più lingue.

Punti chiave e conclusione

In questo articolo ti abbiamo aiutato a comprendere quanto segue:

• La mappatura dei dati identifica i dati personali in tuo possesso, dove sono archiviati, come vengono elaborati e con chi vengono condivisi, fornendo una base fondamentale per la conformità al GDPR.
• Una mappa dati chiara semplifica gli audit normativi, migliora la sicurezza identificando le vulnerabilità e promuove la trasparenza, rafforzando la fiducia dei clienti.
• Lo strumento automatizzato di Privasee aggiorna regolarmente la mappa dei dati, riduce gli errori manuali e garantisce la conformità alle normative globali in continua evoluzione.

Per scoprire come Privasee può aiutarti a implementare la mappatura dei dati conforme al GDPR, prenota una demo oggi stesso. 

Domande frequenti sulla mappatura dei dati

In che modo una mappa dei dati può migliorare la sicurezza dei dati?

Una mappa dei dati aiuta a identificare le vulnerabilità nei flussi di dati, consentendo alle aziende di affrontare i rischi per la sicurezza in modo più efficace.

Quali settori traggono maggiori vantaggi dalla mappatura dei dati?

Qualsiasi settore che gestisce dati personali, come sanità, finanza ed e-commerce, trae grandi vantaggi dalla mappatura dei dati ai fini della conformità e della protezione dei dati.

Con quale frequenza dovrebbe essere aggiornata una mappa dati?

Idealmente, una mappa dati dovrebbe essere aggiornata regolarmente, almeno una volta all'anno. Soprattutto quando ci sono cambiamenti nelle attività di elaborazione dati.

Le piccole imprese possono utilizzare strumenti di mappatura dei dati?

Sì , gli strumenti di mappatura automatica dei dati sono scalabili, il che li rende adatti ad aziende di tutte le dimensioni, comprese le piccole imprese.