Cos'è un DDQ?

Fare la due diligence sui potenziali partner commerciali può aiutare a mitigare eventuali rischi e a valutare la conformità: ecco perché i questionari di due diligence (DDQ) sono uno strumento molto utile.

I controlli costituiscono una parte fondamentale del processo di approvvigionamento, aiutandovi a valutare il rischio e a garantire un processo decisionale solido quando si tratta di scegliere il partner o il fornitore giusto per la vostra azienda. Si estende anche al monitoraggio dei rapporti commerciali in corso, controllando che gli standard continuino a essere rispettati su base periodica. 

Con questa guida vi aiuteremo a comprendere meglio cos'è un DDQ, il suo valore e il suo ruolo nel contesto più ampio della gestione del rischio dei fornitori e del procurement.

Cos'è un DDQ?

Un questionario di due diligence (DDQ) è un documento utilizzato dalle organizzazioni per raccogliere informazioni critiche da fornitori o partner terzi, solitamente incentrate su aree di conformità e rischio. 

Ciò potrebbe includere la conformità di un'azienda a determinate politiche o modalità di lavoro, la sicurezza operativa, la stabilità finanziaria e le pratiche etiche importanti per l'organizzazione che emette il DDQ.

Si inserisce anche nel più ampio processo di approvvigionamento, fungendo da elemento complementare alle richieste di offerta (RFP) e alle richieste di informazioni (RFI). A tal fine, si assicura che un fornitore soddisfi determinati standard operativi per aiutare a identificare i potenziali rischi prima di avviare relazioni commerciali.

Perché i DDQ sono importanti?

Chiedere a un'azienda di compilare un questionario di due diligence aiuta a proteggere le organizzazioni e la loro reputazione, garantendo che i partner siano legittimi e affidabili. Chiedendo ai fornitori di compilare un DDQ, potrete:

• Mitigare il rischio: Identificare i segnali di allarme in aree come la conformità, la sicurezza o la salute finanziaria che potrebbero significare che i vostri standard non sono soddisfatti.
• Garantire la conformità: Valutare l'aderenza di un fornitore ai requisiti legali e normativi per aiutare a prevenire problemi futuri in aree specifiche.
• Costruire la fiducia: Promuovete la trasparenza e la responsabilità all'interno delle vostre relazioni commerciali, in modo che tutti agiscano in modo responsabile.
• Proteggere la reputazione: Evitare collaborazioni che potrebbero portare a multe o danni alla reputazione dovuti a violazioni dei dati o delle politiche.

Componenti chiave di un DDQ

Poiché i questionari di due diligence di solito si occupano di verificare che un'azienda sia conforme a tutti gli standard, le politiche e i protocolli pertinenti, dovrete assicurarvi che copra tutte le aree di cui avete bisogno. Un DDQ completo di solito include:

• Informazioni di primo livello: Informazioni di base sul fornitore, tra cui il nome dell'azienda, l'indirizzo e l'assetto proprietario.
• Conformità: Domande sull'adesione a normative quali la privacy dei dati (GDPR), gli standard ISO o i requisiti di conformità specifici del settore.
• Stabilità finanziaria: Richieste di rendiconti finanziari, valutazioni del credito o prove di assicurazione per garantire che l'azienda sia finanziariamente solida.
• Processi operativi: Domande sui flussi di lavoro, sul controllo della qualità e sulla gestione della catena di fornitura per promuovere la fiducia nelle consegne dell'azienda.
• Sicurezza dei dati: Domande sulla crittografia, sul controllo degli accessi e sui protocolli di risposta alle violazioni per verificare che siano adeguati.
• Pratiche etiche: Valutazione delle politiche anticorruzione, delle iniziative per la diversità e degli standard lavorativi.

L'insieme di questi elementi contribuisce a rassicurare un'organizzazione sul fatto che un fornitore soddisfi i criteri pertinenti per lavorare insieme con rischi minimi. Se un potenziale fornitore non riesce a fornire prove sufficienti in una di queste aree, potrebbe non essere selezionato per la fornitura di beni o servizi.

Tipi di DDQ

DDQ finanziari

Concentratevi sulla valutazione della salute finanziaria di un fornitore o di un partner per assicurarvi che sia in grado di adempiere ai propri obblighi contrattuali e che piccole interruzioni finanziarie non abbiano ripercussioni importanti.

DDQ operativi

Esaminare i processi operativi, i flussi di lavoro e la catena di fornitura del fornitore per assicurarsi che siano in linea con gli standard dell'organizzazione e che mantengano un'elevata qualità dei prodotti o dei servizi.

DDQ di conformità

Valutare l'aderenza del fornitore ai requisiti legali, normativi e specifici del settore, verificando che tutti gli standard essenziali siano rispettati e possano essere dimostrati.

DDQ sulla sicurezza informatica e dei dati

Valutare le misure di sicurezza, le pratiche di protezione dei dati e le capacità di disaster recovery del fornitore.

Il processo DDQ

Data l'importanza di ottenere le informazioni all'interno di un questionario di due diligence, indipendentemente dal tipo o dalla profondità richiesta, è necessario assicurarsi di seguire il giusto processo. In questo modo vi assicurerete di raccogliere le informazioni giuste per spuntare tutti i criteri essenziali e mantenere la tranquillità nella scelta di un nuovo fornitore con cui lavorare.

Fase 1: definire gli obiettivi

Stabilite chiaramente cosa volete ottenere con il DDQ, comprese le normative specifiche o le aree di conformità che volete stabilire.

Fase 2: Redazione del DDQ

Create un documento su misura per le esigenze della vostra organizzazione, includendo domande specifiche per il vostro settore o progetto. Potete farlo circolare all'interno del vostro team di approvvigionamento per verificare che tutti siano soddisfatti di ciò che è incluso e che risponda pienamente a tali esigenze.

Fase 3: Distribuzione del DDQ

Condividete il questionario con i fornitori o i partner, fornendo istruzioni chiare e scadenze. Questo aiuta a guidare le risposte e a far procedere il processo di approvvigionamento.

Fase 4: Valutare le risposte

Esaminare e valutare le risposte per identificare potenziali rischi o aree di preoccupazione. È possibile che le risposte insoddisfacenti escludano alcuni fornitori dal proseguimento del processo di approvvigionamento.

Fase 5: follow-up

Chiedete chiarimenti o informazioni aggiuntive, se necessario, per colmare lacune o incongruenze nelle risposte. Se le risposte ricevute sono soddisfacenti, possono aiutarvi a scegliere i fornitori con cui procedere al vostro processo di approvvigionamento.

Quando utilizzare un DDQ

Se operate in un settore strettamente regolamentato e monitorato, potreste aver bisogno di utilizzare spesso i DDQ per assicurarvi che i potenziali partner soddisfino tutti gli standard richiesti. I DDQ sono particolarmente utili quando si svolgono le seguenti attività commerciali:

• Selezione dei fornitori: Durante il processo di approvvigionamento, valutare i fornitori che fanno offerte per la vostra azienda.
• Onboarding dei fornitori: Prima di formalizzare qualsiasi contratto o accordo con i fornitori.
• Monitoraggio continuo: Valutare periodicamente i fornitori esistenti per verificare la continua conformità agli standard del settore.

Le migliori pratiche per la creazione e la gestione dei DDQ

• Fate in modo che il vostro questionario sia su misura per voi: Adattate le domande alle esigenze specifiche della vostra organizzazione o del vostro progetto. I modelli di DDQ possono fornire utili punti di partenza, ma dovranno essere personalizzati in base alle vostre esigenze.
• Mantenere la concisione: Evitare di sovraccaricare i venditori con domande eccessive o irrilevanti. I questionari più lunghi richiedono più tempo per essere completati e possono dare luogo a risposte insoddisfacenti.
• Seguire prontamente: Rispondere alle lacune o alle risposte poco chiare per assicurarsi di avere tutte le informazioni necessarie, assicurandosi di farlo in tempo utile per ricevere i chiarimenti nei tempi stabiliti.
• Rivedere regolarmente: Aggiornate periodicamente il vostro DDQ per riflettere le modifiche alle normative o alle priorità organizzative.

Punti chiave e conclusione

Incorporare i DDQ nella vostra strategia di gestione del rischio e nel processo di approvvigionamento è un modo proattivo per salvaguardare la vostra organizzazione e costruire partnership di successo. 

Creando un modello di DDQ completo per la vostra organizzazione e gestendo il processo di DDQ in modo efficace, potrete prendere decisioni informate ed evitare di cadere in trappole che potrebbero danneggiare la vostra azienda in seguito.

Punti chiave:

• I DDQ sono una parte essenziale della valutazione di potenziali fornitori e partner.
• Si tratta di aree quali la conformità, la stabilità finanziaria e la sicurezza dei dati.
• La personalizzazione del questionario e il suo regolare aggiornamento assicurano che esso rimanga pertinente alle esigenze della vostra azienda e del vostro settore.

Correre rischi inutili nel mondo degli affari può portare a problemi a lungo termine e a ripercussioni potenzialmente gravi. Un uso corretto dei questionari di due diligence può aiutare la vostra organizzazione a prendere le decisioni giuste e a garantire un futuro più sicuro.

Domande frequenti sul DDQ

Qual è lo scopo di un DDQ?

L'emissione di un DDQ può aiutare le organizzazioni a valutare potenziali fornitori o partner raccogliendo informazioni dettagliate sulla loro conformità, sulla stabilità finanziaria e sulle pratiche operative.

In che modo un DDQ è diverso da un RFP o RFI?

Un DDQ si concentra sulla valutazione del rischio e sulla conformità, mentre un RFP sollecita proposte dettagliate per prodotti o servizi e un RFI raccoglie informazioni preliminari sui potenziali fornitori.

Chi deve compilare un DDQ?

Il fornitore o il partner da valutare deve completare il DDQ, in genere con il contributo dei team di conformità, legale o operativo.

Con quale frequenza devono essere utilizzati i DDQ?

In genere, i DDQ vengono utilizzati all'inizio di una relazione professionale, ad esempio durante la selezione del fornitore o il processo di onboarding. Sono anche strumenti utili per monitorare una relazione d'affari in corso per la gestione del rischio e per assicurarsi che tutte le politiche chiave vengano seguite.

I DDQ possono essere automatizzati?

Sì, è disponibile una serie di strumenti e soluzioni software per i DDQ che consentono di automatizzare gli aspetti di distribuzione, completamento e analisi del processo. Questi strumenti per i DDQ possono rendere il processo più efficiente e semplificare le risorse necessarie, assicurandovi di ottenere le informazioni necessarie senza una gestione manuale.

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