Che cos'è il ciclo di vita dell'approvvigionamento?

L'approvvigionamento non è solo un processo graduale, è un ciclo continuo che aiuta a tagliare i costi, gestire i rischi e migliorare le operazioni. Il successo dipende dal coordinamento di ogni fase, dal primo contatto con il fornitore fino all'utilizzo dei beni consegnati. Le organizzazioni di tutte le dimensioni gestiscono l'approvvigionamento in modo diverso perché non esiste un approccio unico che funzioni per tutti.

Il ciclo di vita dell'approvvigionamento assicura che le organizzazioni ottengano le risorse giuste al momento e al costo giusti. Questo approccio strutturato copre tutto, dall'identificazione delle esigenze alla manutenzione delle risorse consegnate. Il successo del ciclo dipende da tre componenti fondamentali, spesso definite le 3 P.

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Processo, persone e scartoffie

1. Processo : la spina dorsale degli acquisti, che fornisce una chiara tabella di marcia per la ricerca, l'ordinazione e il pagamento di beni o servizi.
2. Persone : principali parti interessate, dai team di approvvigionamento agli utenti finali, che garantiscono un'esecuzione fluida in ogni fase.
3. Documentazione : documentazione, tra cui offerte, ordini di acquisto e contratti, che garantisce conformità, coerenza e responsabilità.

Questi pilastri lavorano insieme per semplificare le operazioni, promuovere la trasparenza e generare valore in tutta l'organizzazione.

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Fasi del ciclo di vita degli acquisti

13 passaggi essenziali che coprono l'intero processo, dalla pianificazione alla valutazione:

1. Pianificazione dei requisiti

Definire chiaramente le esigenze organizzative coinvolgendo gli stakeholder e documentando requisiti specifici. Ciò garantisce l'allineamento con gli obiettivi aziendali.

2. Ricerca di mercato

Esplora potenziali fornitori e soluzioni per trovare le migliori opzioni disponibili. La ricerca è fondamentale per comprendere le dinamiche di mercato e i benchmark dei costi.

3. Sviluppo delle specifiche 

Sviluppare descrizioni dettagliate dei beni o servizi richiesti, inclusi standard di qualità, tempistiche e aspettative di consegna.

4. Selezione dei fornitori

Valutare e selezionare un pool di potenziali fornitori in base a fattori quali reputazione, esperienza e capacità.

5. Richiesta di emissione di proposte (RFP)

Invitare i fornitori selezionati a presentare offerte. La RFP dovrebbe delineare aspettative, criteri di valutazione e scadenze.

6. Valutazione della proposta

Valutare le proposte dei fornitori per costi, qualità e idoneità. Questa fase spesso comporta quadri di valutazione per un processo decisionale oggettivo.

7. Negoziazione

Collaborare con i fornitori preferiti per definire prezzi, termini e condizioni che offrano vantaggi reciproci.

8. Gestione dei contratti

Redigere, rivedere e firmare contratti che definiscano chiaramente obblighi, tempi e sanzioni in caso di inosservanza.

9. Elaborazione degli ordini

Effettuare ordini di acquisto e monitorarne l'avanzamento per garantire una consegna puntuale.

10. Consegna e ispezione

Verificare che i beni o i servizi consegnati siano conformi alle specifiche concordate prima di accettarli.

11. Elaborazione dei pagamenti

Rivedere e approvare le fatture per garantire pagamenti accurati e puntuali ai fornitori.

12. Gestione patrimoniale

Utilizzare e mantenere i beni o servizi acquisiti per massimizzarne il valore.

13. Revisione e feedback

Valutare le prestazioni del fornitore e identificare le aree di miglioramento nel processo di approvvigionamento.

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Strategia del ciclo di approvvigionamento

Una strategia di approvvigionamento solida allinea gli obiettivi organizzativi con le attività di approvvigionamento. Gli elementi chiave includono:

• Analisi del portafoglio : comprendere i modelli di spesa per identificare le opportunità di risparmio.
• Strutture di governance : definire i ruoli e garantire la responsabilità tra le parti interessate.
• Gestione del rischio : sviluppare piani di emergenza per mitigare le interruzioni dei fornitori e la volatilità del mercato.

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Tecnologia negli appalti

Gli strumenti e le piattaforme digitali hanno rivoluzionato l'approvvigionamento automatizzando le attività ripetitive e migliorando l'accuratezza dei dati. Alcuni progressi includono:

• Sistemi di e-procurement : semplificano il processo source-to-pay, riducendo i tempi di ciclo e migliorando la trasparenza.
• AI e apprendimento automatico: Forniscono analisi predittive per la gestione del rischio dei fornitori e l'ottimizzazione della spesa. Provate gratuitamente Privaseeper aiutarvi a gestire gli acquisti.

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Misurazione del successo degli acquisti

Il successo negli appalti dipende dal monitoraggio degli indicatori chiave di prestazione (KPI) :

• Risparmio sui costi : misurare le riduzioni delle spese rispetto al budget.
• Tempo di ciclo : monitora il tempo impiegato per elaborare gli ordini di acquisto e le consegne ai fornitori.
• Prestazioni del fornitore : valutare parametri quali affidabilità, qualità e puntualità.
• Spesa sotto controllo : cercare di ottenere un'alta percentuale di spesa controllata per ridurre gli acquisti non autorizzati.

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Sfide comuni negli appalti e nelle soluzioni 

I professionisti degli acquisti affrontano ostacoli quali ritardi dei fornitori e incomprensioni. Superare queste sfide richiede misure proattive:

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Vantaggi di un ciclo di vita degli acquisti ben gestito

• Controllo dei costi : migliore gestione del budget e riduzione degli sprechi.
• Mitigazione del rischio : meno interruzioni e maggiore conformità.
• Rapporti più solidi con i fornitori : collaborazione e prestazioni migliorate.
• Valore strategico : allineare gli acquisti con gli obiettivi organizzativi a lungo termine.

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Punti chiave e conclusione

Il ciclo di vita degli acquisti è un pilastro dell'efficienza e del successo organizzativo. Adottando le best practice, sfruttando la tecnologia e concentrandosi sul miglioramento continuo, la tua organizzazione può trasformare gli acquisti in un vantaggio strategico. Qui, hai imparato a farlo:

1. Standardizzare i processi per garantire coerenza ed efficienza.
2. Investire in strumenti digitali per migliorare la trasparenza e il controllo.
3. Dare priorità ai rapporti con i fornitori per garantire qualità e affidabilità.
4. Valutare e adattare costantemente le strategie di approvvigionamento per allinearle agli obiettivi organizzativi.

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Che cos'è il ciclo di vita degli acquisti?FAQ

Come iniziare a migliorare il ciclo di approvvigionamento nelle piccole organizzazioni?

Inizia con una chiara comprensione delle esigenze, semplifica i processi e utilizza strumenti digitali convenienti.

Quali certificazioni o competenze sono preziose per i professionisti degli acquisti?

Le competenze di negoziazione, di analisi dei dati e certificazioni come CIPS sono molto preziose.

Quali sono le fasi principali del ciclo di vita di un approvvigionamento?

Le fasi includono la pianificazione, la selezione dei fornitori, la gestione dei contratti e la valutazione.

In che modo la tecnologia influisce sul ciclo di approvvigionamento?

Semplifica le operazioni, migliora la precisione e riduce i costi attraverso l'automazione.

Quali sono i principali vantaggi di un ciclo di vita degli acquisti ben gestito? 

Controllo dei costi, gestione dei rischi e migliore collaborazione con i fornitori.

Come si misura il successo degli acquisti? 

Monitorando KPI quali risparmi sui costi, tempi di ciclo e prestazioni dei fornitori.

Qual è l'importanza delle relazioni con i fornitori nel ciclo di approvvigionamento?

Garantiscono miglioramento continuo, affidabilità e valore a lungo termine.

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