Lucie González
L'approvisionnement n'est pas un simple processus étape par étape, c'est un cycle continu qui permet de réduire les coûts, de gérer les risques et d'améliorer les opérations. Le succès dépend de la bonne coordination de chaque étape, depuis le premier contact avec le fournisseur jusqu'à la mise en service des marchandises livrées. Les organisations de toutes tailles gèrent l'approvisionnement différemment, car il n'existe pas d'approche unique qui fonctionne pour tout le monde.
Le cycle de vie des achats permet aux organisations d'obtenir les bonnes ressources au bon moment et au bon coût. Cette approche structurée couvre tout, de l'identification des besoins à la maintenance des actifs livrés. Le succès du cycle dépend de trois éléments fondamentaux, souvent appelés les 3 P.
Processus, personnes et paperasse
- Processus : l’épine dorsale de l’approvisionnement, fournissant une feuille de route claire pour la navigation, la commande et le paiement de biens ou de services.
- Personnes : Les principales parties prenantes, des équipes d’approvisionnement aux utilisateurs finaux, qui assurent une exécution fluide à chaque étape.
- Paperasserie : Documentation, y compris les appels d’offres, les bons de commande et les contrats, qui garantit la conformité, la cohérence et la responsabilité.
Ces piliers fonctionnent ensemble pour rationaliser les opérations, favoriser la transparence et générer de la valeur dans toute l’organisation.
Étapes du cycle de vie des achats
13 étapes essentielles qui couvrent l’ensemble du processus, de la planification à l’évaluation :
1. Planification des exigences
Définissez clairement les besoins organisationnels en impliquant les parties prenantes et en documentant les exigences spécifiques. Cela garantit l'alignement avec les objectifs commerciaux.
2. Étude de marché
Explorez les fournisseurs et les solutions potentiels pour trouver les meilleures options disponibles. La recherche est essentielle pour comprendre la dynamique du marché et les références de coûts.
3. Élaboration des spécifications
Élaborer des descriptions détaillées des biens ou des services requis, y compris les normes de qualité, les délais et les attentes en matière de livraison.
4. Présélection des fournisseurs
Évaluez et sélectionnez un groupe de fournisseurs potentiels en fonction de facteurs tels que la réputation, l’expérience et les capacités.
5. Émission de la demande de propositions (RFP)
Invitez les fournisseurs présélectionnés à soumettre des offres. L' appel d'offres doit décrire les attentes, les critères d'évaluation et les délais.
6. Évaluation des propositions
Évaluer les propositions des fournisseurs en termes de coût, de qualité et d'adéquation. Cette étape implique souvent des grilles de notation pour une prise de décision objective.
7. Négociation
Collaborez avec les fournisseurs privilégiés pour finaliser les prix, les modalités et les conditions qui offrent des avantages mutuels.
8. Gestion des contrats
Rédiger, réviser et signer des contrats qui définissent clairement les obligations, les délais et les pénalités en cas de non-conformité.
9. Traitement des commandes
Passez des commandes et surveillez leur progression pour garantir une livraison dans les délais.
10. Livraison et inspection
Vérifiez que les biens ou services livrés répondent aux spécifications convenues avant de les accepter.
11. Traitement des paiements
Examiner et approuver les factures pour garantir un paiement précis et rapide aux fournisseurs.
12. Gestion des actifs
Utiliser et entretenir les biens ou services acquis pour maximiser leur valeur.
13. Examen et commentaires
Évaluer les performances des fournisseurs et identifier les domaines à améliorer dans le processus d’approvisionnement.
Stratégie du cycle d'approvisionnement
Une stratégie d'approvisionnement solide aligne les objectifs organisationnels sur les activités d'approvisionnement. Les éléments clés sont les suivants :
- Analyse de portefeuille : comprendre les habitudes de dépenses pour identifier les opportunités d’économies.
- Structures de gouvernance : définir les rôles et assurer la responsabilité entre les parties prenantes.
- Gestion des risques : Élaborer des plans d’urgence pour atténuer les perturbations des fournisseurs et la volatilité du marché.
La technologie dans les achats
Les outils et plateformes numériques ont révolutionné les achats en automatisant les tâches répétitives et en améliorant la précision des données. Parmi les avancées, on peut citer :
- Systèmes d’approvisionnement électronique : rationalisez le processus de la source au paiement, réduisez les délais de cycle et améliorez la transparence.
- IA et machine learning : Fournissez des analyses prédictives pour la gestion des risques des fournisseurs et l'optimisation des dépenses. Essayez Privasee pour vous aider dans vos achats gratuitement !
Mesurer le succès des achats
La réussite des achats dépend du suivi des indicateurs clés de performance (KPI) :
- Économies de coûts : Mesurer les réductions de dépenses par rapport au budget.
- Temps de cycle : surveillez le temps nécessaire au traitement des commandes d'achat et des livraisons aux fournisseurs.
- Performance du fournisseur : évaluez des indicateurs tels que la fiabilité, la qualité et la rapidité.
- Dépenses maîtrisées : Efforcez-vous d’atteindre un pourcentage élevé de dépenses contrôlées pour réduire les achats non autorisés.
Défis courants en matière d'approvisionnement et solutions
Les professionnels des achats sont confrontés à des obstacles tels que les retards des fournisseurs et les problèmes de communication. Pour surmonter ces défis, il faut prendre des mesures proactives :
Avantages d’un cycle de vie des achats bien géré
- Contrôle des coûts : Meilleure gestion du budget et réduction du gaspillage.
- Atténuation des risques : Moins de perturbations et conformité améliorée.
- Relations plus solides avec les fournisseurs : collaboration et performances améliorées.
- Valeur stratégique : aligner les achats sur les objectifs organisationnels à long terme.
Principaux points à retenir et conclusion
Le cycle de vie des achats est la pierre angulaire de l'efficacité et de la réussite d'une organisation. En adoptant les meilleures pratiques, en tirant parti de la technologie et en mettant l'accent sur l'amélioration continue, votre organisation peut transformer les achats en un avantage stratégique. Vous avez appris à le faire en :
- Normalisation des processus pour plus de cohérence et d’efficacité.
- Investir dans des outils numériques pour améliorer la transparence et le contrôle.
- Prioriser les relations avec les fournisseurs pour garantir la qualité et la fiabilité.
- Évaluer et adapter en permanence les stratégies d’approvisionnement pour les aligner sur les objectifs organisationnels.
Quel est le cycle de vie des achats ? FAQ
Comment commencer à améliorer le cycle d’approvisionnement dans les petites organisations ?
Commencez par une compréhension claire des besoins, rationalisez les processus et utilisez des outils numériques abordables.
Quelles certifications ou compétences sont précieuses pour les professionnels des achats ?
Les compétences en négociation, en analyse de données et les certifications comme CIPS sont très précieuses.
Quelles sont les principales étapes du cycle de vie des achats ?
Les étapes comprennent la planification, la sélection des fournisseurs, la gestion des contrats et l’évaluation.
Quel est l’impact de la technologie sur le cycle d’approvisionnement ?
Il rationalise les opérations, améliore la précision et réduit les coûts grâce à l’automatisation.
Quels sont les principaux avantages d’un cycle de vie des achats bien géré ?
Contrôle des coûts, gestion des risques et collaboration renforcée avec les fournisseurs.
Comment le succès des achats est-il mesuré ?
En suivant les indicateurs clés de performance tels que les économies de coûts, le temps de cycle et les performances des fournisseurs.
Quelle est l’importance des relations avec les fournisseurs dans le cycle d’approvisionnement ?
Ils garantissent une amélioration continue, une fiabilité et une valeur à long terme.
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