Lucía González
El proceso de compras no es solo un proceso paso a paso, sino un ciclo continuo que ayuda a reducir costos, gestionar riesgos y mejorar las operaciones. El éxito depende de la coordinación adecuada de cada etapa, desde el primer contacto con el proveedor hasta la puesta en uso de los bienes entregados. Las organizaciones de todos los tamaños gestionan las compras de manera diferente porque no existe un único enfoque que funcione para todos.
El ciclo de vida de las adquisiciones garantiza que las organizaciones obtengan los recursos adecuados en el momento y al coste adecuados. Este enfoque estructurado abarca todo, desde la identificación de las necesidades hasta el mantenimiento de los activos entregados. El éxito del ciclo depende de tres componentes fundamentales, a menudo denominados las 3 P.
Proceso, personas y papeleo
- Proceso : La columna vertebral de las adquisiciones, que proporciona una hoja de ruta clara para buscar, ordenar y pagar bienes o servicios.
- Personas : Partes interesadas clave, desde los equipos de adquisiciones hasta los usuarios finales, que garantizan una ejecución sin problemas en cada etapa.
- Papeleo : Documentación, incluidas ofertas, órdenes de compra y contratos, que garantiza el cumplimiento, la coherencia y la responsabilidad.
Estos pilares trabajan juntos para optimizar las operaciones, fomentar la transparencia e impulsar el valor en toda la organización.
Etapas del ciclo de vida de las adquisiciones
13 pasos esenciales que cubren todo el proceso, desde la planificación hasta la evaluación:
1. Planificación de requisitos
Defina claramente las necesidades de la organización involucrando a las partes interesadas y documentando los requisitos específicos. Esto garantiza la alineación con los objetivos comerciales.
2. Investigación de mercado
Explore posibles proveedores y soluciones para encontrar las mejores opciones disponibles. La investigación es fundamental para comprender la dinámica del mercado y los parámetros de referencia de costos.
3. Desarrollo de especificaciones
Desarrollar descripciones detalladas de los bienes o servicios requeridos, incluidos los estándares de calidad, los plazos y las expectativas de entrega.
4. Selección de proveedores
Evaluar y seleccionar un grupo de proveedores potenciales en función de factores como la reputación, la experiencia y la capacidad.
5. Emisión de solicitud de propuesta (RFP)
Invitar a los proveedores preseleccionados a presentar ofertas. La solicitud de propuestas debe describir las expectativas, los criterios de evaluación y los plazos.
6. Evaluación de la propuesta
Evaluar las propuestas de los proveedores en cuanto a costo, calidad e idoneidad. Este paso suele implicar la aplicación de marcos de puntuación para una toma de decisiones objetiva.
7. Negociación
Interactúe con los proveedores preferidos para finalizar precios, términos y condiciones que ofrezcan beneficios mutuos.
8. Gestión de contratos
Redactar, revisar y firmar contratos que definan claramente las obligaciones, los plazos y las sanciones por incumplimiento.
9. Procesamiento de pedidos
Realizar órdenes de compra y monitorear su progreso para garantizar una entrega oportuna.
10. Entrega e inspección
Verificar que los bienes o servicios entregados cumplan con las especificaciones acordadas antes de aceptarlos.
11. Procesamiento de pagos
Revisar y aprobar facturas para garantizar el pago preciso y oportuno a los proveedores.
12. Gestión de activos
Utilizar y mantener los bienes o servicios adquiridos para maximizar su valor.
13. Revisión y comentarios
Evaluar el desempeño de los proveedores e identificar áreas de mejora en el proceso de compras.
Estrategia del ciclo de adquisiciones
Una estrategia de compras sólida alinea los objetivos de la organización con las actividades de compras. Los elementos clave incluyen:
- Análisis de cartera : comprender los patrones de gasto para identificar oportunidades de ahorro.
- Estructuras de gobernanza : definir roles y garantizar la rendición de cuentas entre las partes interesadas.
- Gestión de riesgos : desarrollar planes de contingencia para mitigar las interrupciones de los proveedores y la volatilidad del mercado.
Tecnología en las adquisiciones
Las herramientas y plataformas digitales han revolucionado el proceso de adquisiciones al automatizar tareas repetitivas y mejorar la precisión de los datos. Algunos avances incluyen:
- Sistemas de compras electrónicas : agilizan el proceso desde la adquisición hasta el pago, reduciendo los tiempos de ciclo y mejorando la transparencia.
- IA y aprendizaje automático: Proporcionan análisis predictivos para la gestión del riesgo de proveedores y la optimización del gasto. Pruebe gratis Privasee's para ayudarle con las compras.
Medición del éxito de las adquisiciones
El éxito en las adquisiciones depende del seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) :
- Ahorro de costos : Mida las reducciones de gastos frente al presupuesto.
- Tiempo de ciclo : supervisa el tiempo necesario para procesar órdenes de compra y entregas a proveedores.
- Desempeño del proveedor : evalúe métricas como confiabilidad, calidad y puntualidad.
- Gasto bajo gestión : procurar un alto porcentaje de gasto controlado para reducir las compras no autorizadas.
Desafíos comunes en materia de adquisiciones y soluciones
Los profesionales de adquisiciones se enfrentan a obstáculos como demoras de los proveedores y falta de comunicación. Para superar estos desafíos se requieren medidas proactivas:
Beneficios de un ciclo de compras bien gestionado
- Control de costos : mejor gestión del presupuesto y reducción de desperdicios.
- Mitigación de riesgos : menos interrupciones y mejor cumplimiento.
- Relaciones más sólidas con los proveedores : mejor colaboración y rendimiento.
- Valor estratégico : Alinear las adquisiciones con los objetivos organizacionales a largo plazo.
Principales conclusiones
El ciclo de vida de las adquisiciones es una piedra angular de la eficiencia y el éxito organizacional. Al adoptar las mejores prácticas, aprovechar la tecnología y centrarse en la mejora continua, su organización puede transformar las adquisiciones en una ventaja estratégica. En este caso, ha aprendido a hacerlo de la siguiente manera:
- Estandarizar procesos para lograr consistencia y eficiencia.
- Invertir en herramientas digitales para mejorar la transparencia y el control.
- Priorizar las relaciones con los proveedores para garantizar la calidad y la confiabilidad.
- Evaluar y adaptar continuamente las estrategias de adquisiciones para alinearlas con los objetivos organizacionales.
¿Qué es el ciclo de vida de las adquisiciones? Preguntas frecuentes
¿Cómo empezar a mejorar el ciclo de compras en pequeñas organizaciones?
Comience con una comprensión clara de las necesidades, agilice los procesos y utilice herramientas digitales asequibles.
¿Qué certificaciones o habilidades son valiosas para los profesionales de compras?
Las habilidades en negociación, análisis de datos y certificaciones como CIPS son muy valiosas.
¿Cuáles son las principales etapas del ciclo de vida de las adquisiciones?
Las etapas incluyen planificación, selección de proveedores, gestión de contratos y evaluación.
¿Cómo impacta la tecnología en el ciclo de compras?
Agiliza las operaciones, mejora la precisión y reduce los costos mediante la automatización.
¿Cuáles son los principales beneficios de un ciclo de vida de adquisiciones bien gestionado?
Control de costos, gestión de riesgos y mejora de la colaboración con proveedores.
¿Cómo se mide el éxito de las adquisiciones?
Mediante el seguimiento de KPI como ahorro de costos, tiempo de ciclo y desempeño de los proveedores.
¿Cuál es la importancia de las relaciones con los proveedores en el ciclo de compras?
Garantizan la mejora continua, la confiabilidad y el valor a largo plazo.
Más información
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