Was ist der Beschaffungslebenszyklus?

Beschaffung ist kein schrittweiser Prozess, sondern ein kontinuierlicher Zyklus, der dabei hilft, Kosten zu senken, Risiken zu managen und Abläufe zu verbessern. Der Erfolg hängt von der guten Koordination aller Phasen ab – vom ersten Kontakt mit dem Lieferanten bis zur Verwendung der gelieferten Waren. Organisationen jeder Größe handhaben die Beschaffung unterschiedlich, da es keinen einheitlichen Ansatz gibt, der für alle funktioniert.

Der Beschaffungszyklus stellt sicher, dass Unternehmen die richtigen Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt und zu den richtigen Kosten erhalten. Dieser strukturierte Ansatz deckt alles ab, von der Bedarfsermittlung bis zur Instandhaltung gelieferter Vermögenswerte. Der Erfolg des Zyklus hängt von drei grundlegenden Komponenten ab, die oft als die 3 Ps bezeichnet werden.

‍

Prozesse, Menschen und Papierkram

Prozess : Das Rückgrat der Beschaffung, das einen klaren Ablaufplan für die Suche, Bestellung und Bezahlung von Waren oder Dienstleistungen bietet.
Menschen : Wichtige Interessenvertreter, von Beschaffungsteams bis zu Endbenutzern, die in jeder Phase eine reibungslose Ausführung gewährleisten.
Papierkram : Dokumentation, einschließlich Angeboten, Bestellungen und Verträgen, die Konformität, Konsistenz und Verantwortlichkeit gewährleistet.

Diese Säulen arbeiten zusammen, um Abläufe zu optimieren, Transparenz zu fördern und den Wert im gesamten Unternehmen zu steigern.

‍

Schritte des Beschaffungslebenszyklus

13 wesentliche Schritte, die den gesamten Prozess von der Planung bis zur Auswertung abdecken:

1. Bedarfsplanung

Definieren Sie die organisatorischen Anforderungen klar, indem Sie die Beteiligten einbeziehen und spezifische Anforderungen dokumentieren. Dadurch wird die Übereinstimmung mit den Geschäftszielen sichergestellt.

2. Marktforschung

Informieren Sie sich über potenzielle Anbieter und Lösungen, um die besten verfügbaren Optionen zu finden. Recherche ist der Schlüssel zum Verständnis der Marktdynamik und der Kostenbenchmarks.

3. Spezifikationsentwicklung

Entwickeln Sie detaillierte Beschreibungen der benötigten Waren oder Dienstleistungen, einschließlich Qualitätsstandards, Zeitplänen und Liefererwartungen.

4. Lieferantenauswahl

Bewerten und wählen Sie einen Pool potenzieller Lieferanten anhand von Faktoren wie Ruf, Erfahrung und Leistungsfähigkeit aus.

5. Veröffentlichung der Angebotsanfrage (RFP)

Fordern Sie ausgewählte Lieferanten auf, Angebote einzureichen. Die RFP sollte Erwartungen, Bewertungskriterien und Fristen enthalten.

6. Bewertung des Vorschlags

Bewerten Sie Lieferantenvorschläge hinsichtlich Kosten, Qualität und Eignung. Dieser Schritt umfasst häufig Bewertungsrahmen für eine objektive Entscheidungsfindung.

7. Verhandlung

Arbeiten Sie mit Ihren bevorzugten Lieferanten zusammen, um Preise, Geschäftsbedingungen und Konditionen festzulegen, die für beide Seiten von Vorteil sind.

8. Vertragsmanagement

Erstellen, überprüfen und unterzeichnen Sie Verträge, in denen Verpflichtungen, Zeitpläne und Strafen bei Nichteinhaltung klar definiert sind.

9. Auftragsabwicklung

Geben Sie Bestellungen auf und überwachen Sie deren Fortschritt, um eine pünktliche Lieferung sicherzustellen.

10. Lieferung und Prüfung

Überprüfen Sie vor der Annahme, ob die gelieferten Waren oder Dienstleistungen die vereinbarten Spezifikationen erfüllen.

11. Zahlungsabwicklung

Überprüfen und genehmigen Sie Rechnungen, um eine korrekte und pünktliche Zahlung an Lieferanten sicherzustellen.

12. Vermögensverwaltung

Nutzen und pflegen Sie die erworbenen Waren oder Dienstleistungen, um ihren Wert zu maximieren.

13. Überprüfung und Feedback

Bewerten Sie die Leistung der Lieferanten und identifizieren Sie Verbesserungsbereiche im Beschaffungsprozess.

‍

Beschaffungszyklus-Strategie

Eine solide Beschaffungsstrategie bringt die Unternehmensziele mit den Beschaffungsaktivitäten in Einklang. Zu den wichtigsten Elementen gehören:

Portfolioanalyse : Verstehen Sie Ausgabenmuster, um Einsparmöglichkeiten zu erkennen.
Governance-Strukturen : Definieren Sie Rollen und stellen Sie die Verantwortlichkeit der Stakeholder sicher.
Risikomanagement : Entwickeln Sie Notfallpläne, um Störungen bei Lieferanten und Marktvolatilität zu mildern.

‍

Technologie im Einkauf

Digitale Tools und Plattformen haben den Einkauf revolutioniert, indem sie wiederkehrende Aufgaben automatisieren und die Datengenauigkeit verbessern. Einige Fortschritte sind:

E-Procurement-Systeme : Optimieren Sie den Source-to-Pay-Prozess, verkürzen Sie die Durchlaufzeiten und verbessern Sie die Transparenz.
KI und maschinelles Lernen: Prädiktive Analysen für das Lieferantenrisikomanagement und die Ausgabenoptimierung. Testen Sie Privaseeals kostenlose Hilfe bei der Beschaffung!.

‍

Messung des Beschaffungserfolgs

Der Erfolg im Einkauf hängt von der Verfolgung der Key Performance Indicators (KPIs) ab:

Kosteneinsparungen : Vergleichen Sie die Kostensenkungen mit Ihrem Budget.
Zykluszeit : Überwachen Sie die Zeit, die für die Bearbeitung von Bestellungen und Lieferantenlieferungen benötigt wird.
Leistung des Lieferanten : Bewerten Sie Kennzahlen wie Zuverlässigkeit, Qualität und Pünktlichkeit.
Ausgaben unter Kontrolle : Streben Sie einen hohen Prozentsatz kontrollierter Ausgaben an, um unkontrollierte Käufe zu vermeiden.

‍

Häufige Herausforderungen bei Beschaffung und Lösungen

Beschaffungsfachleute stehen vor Hürden wie Verzögerungen bei Lieferanten und Missverständnissen. Um diese Herausforderungen zu bewältigen, sind proaktive Maßnahmen erforderlich:

‍

Vorteile eines gut verwalteten Beschaffungslebenszyklus

Kostenkontrolle : Bessere Budgetverwaltung und weniger Verschwendung.
Risikominderung : Weniger Störungen und verbesserte Compliance.
Stärkere Beziehungen zu Lieferanten : Verbesserte Zusammenarbeit und Leistung.
Strategischer Wert : Ausrichtung der Beschaffung an langfristigen Unternehmenszielen.

‍

Wichtige Erkenntnisse und Zusammenfassung

Der Beschaffungszyklus ist ein Eckpfeiler der Effizienz und des Erfolgs eines Unternehmens. Durch die Einführung bewährter Verfahren, den Einsatz von Technologien und die Konzentration auf kontinuierliche Verbesserung kann Ihr Unternehmen die Beschaffung in einen strategischen Vorteil verwandeln. Hier haben Sie gelernt, wie Sie dies tun können:

Standardisierung von Prozessen für Konsistenz und Effizienz.
Investition in digitale Tools zur Verbesserung von Transparenz und Kontrolle.
Priorisierung der Lieferantenbeziehungen zur Gewährleistung von Qualität und Zuverlässigkeit.
Bewerten und passen Sie Beschaffungsstrategien kontinuierlich an, um sie an die Unternehmensziele anzupassen.

‍